数字化前档案整理的必要性和意义

(一) 档案整理的必要性

目前，我国大部分的综合性档案馆馆藏档案内容庞杂，案卷数量繁多，时间跨度长，且在很长一段时间一直处于封闭式管理之中，档案管理以案卷不丢失为原则仅以保管为目的，再加之馆藏不同历史时期的档案整理质量和整理的规格不同等诸多原因，导致档案实体基础普遍较差的情况。馆藏档案主要存在以下问题:

(１) 档案卷皮的全宗名称、日期、件数、页数等条目书写不规范或者缺少；

(２) 档案卷皮破损，不符合卷皮标准，如非脱酸卷皮等；

(３) 档案标签脱落，书写格式不统一；

(４) 档案装订不规范或者脱落；

(５) 卷内目录、备考表缺失或者不规范；

(６) 页码标引错误、不规范，甚至无页码；

(７) 卷内文件、目录、备考表字迹脱落、破损等。

基于档案现状，如果不进行数字化前整理，不仅严重影响数字化进程和质量，更不利于档案实体的安全。

(二) 档案整理的意义

整理完毕的档案卷皮、目录、备考表、标签使用规范，页码、目录、备考表、标签、卷皮信息完备、格式正确，文件无破损，装订松紧适度、无压字、无漏页。这样的档案可以为正确的数字化录入和扫描各项信息提供保障，而且保证的档案本身的安全，更利于档案实体保存和提供利用。