一、 分年度

分年度，就是把不同年度的文件分开，把属于同一年度的文件集中存放。 一般情况下，不同年度的文件不得放在一起归档。     

特殊情况：跨年度的文件，归入文件内容所针对的年度 。例如：跨年度的请示与批复，一并归入批复年度 ；跨年度的表彰决定，考评结果归入所专指的年度；跨年度的总结，归入总结所针对的年度 。

二、分类别 

     分类别，就是根据文件的来源、时间、内容和形式上的异同，把本单位的文件分成若干个类。

1、分类作用

    1）分类是档案整理工作的重要环节；

    2）分类的科学性决定了文书档案整理的科学性；

    3）分类是文书档案标准化、规范化工作的具体表现；

    4）分类是整理工作的重要组成部分，是系统化的中心环节。

 2、分类方法

（1）按年度分类：将文件按其形成年度分类。

（2）按保管期限分类：将文件按划定的保管期限分类。

（3）按机构/问题分类：将文件按其形成或承办机构（问题）分类。①机构分类法：就是按照单位的内部机构，将整个单位文件材料分成若干个类的方法。单位有几个机构，就设几个类。如，办公室、政治部、侦查处、公诉处等。机构名称，就是类名。  ②问题分类法：将记述和反映同一问题的文件集中，不同问题的文件分开。如：综合类、检察业务类、财务类、劳资人事类等。

3、类别排列的方法  

  ①先党后政。即按党群工作、行政管理的先后顺序排列。 

  ②综合性的类项在前，专题性的类项在后。

4、编制分类方案      

    可采用“年度—机构（问题）—保管期限”（见示例1、2）或“保管期限—年度—机构（问题）”等六种分类法。建议采用第一种方法。分类方案编制好后，应保持其一致性和连续性。

   文件材料少的单位一般不分类：可采用“年度—保管期限”分类法。

例1：2001年：办公室…永久、长期、短期                                      

             人事处…永久、长期、短期

             管理处…永久、长期、短期

             ……

       2002年：办公室…永久、长期、短期                                      

             人事处…永久、长期、短期

             管理处…永久、长期、短期

             ……

     2003年：……

例2：2001年：党群类…永久、长期、短期

               业务类…永久、长期、短期

               行政类…永久、长期、短期

               ……

       2002年：党群类…永久、长期、短期

               业务类…永久、长期、短期

               行政类…永久、长期、短期

                ……

       2003年：……

三、分级别

分级别，就是在保持文件之间有机联系的基础上，将上级单位、本单位和下级、同级单位的文件材料分开整理。

但对联系密切的文件，如请示与批复，报告与批示等，不能为了分级别而将其分割开。

四、划分保管期限

划分保管期限，就是确定文件材料存留的年限。

文书档案的保管期限分为永久、30年和10年三种。

每份文件的具体保管期限，可参见国家档案局令第8号《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表规定》。 

一份归档文件介于相邻保管期限档次之间的则“就高不就低”。