全宗指南编制规范
XX市档案局 征集科
1 主题内容与适用范围
1．1 本标准规定了档案全宗指南的编制原则、结构和编写细则。
1．2 本标准适用于综合性档案馆，档案室亦可参照执行。
2 全宗指南的编制原则
编制全宗指南应客观、准确、真实，语言简练、文字表达清楚。
3 全宗指南的结构
全宗指南是向利用者介绍和报道全宗构成者（立档单位）及其所形成档案情况的工具书。由封页、正文、备注三部分组成。其结构形式如下：
封页
正文
a.全宗构成者沿革
b.全宗内档案情况简介
c.全宗内档案内容与成份介绍
备注
4 封页项目
封页项目包括：全宗指南名称、时间、全宗号。
4．1 全宗指南名称
4．1．1 全宗指南名称由全宗构成者的名称（全称或通用简称）加"全宗指南"构成。例：北京市计划委员会全宗指南
4．1．2 中华人民共和国成立前形成的档案在全宗指南名称的书写上应加限定词。例：
1．国民政府教育部全宗指南
2．民国重庆市政局全宗指南
3．国民政府（汪、伪）外交部全宗指南
4．礼部（清）全宗指南
4．1．3 中华人民共和国成立前的个人全宗，在人名后用圆括号注明所属年代。例：
1．方（清）全宗指南
2．蒋中正（民国）全宗指南
3．冯玉祥（民国）全宗指南
4．2 时间全宗内档案文件的起止年代，一般采用公元纪年表示，必要时可使用朝年或其它特殊纪年方式表示，亦可以其一为主，另一为辅，为辅者加圆括号书于为主者正下方。例：
1．1928-1948（民国十七--三十七年）
2．光绪三十二年--宣统三年（ 1906--1911）
4．3 全宗号本全宗指南所对应的全宗的编号。
5 全宗构成者沿革简介
全宗构成者沿革简介由全宗构成者名称、时间、主要职能、隶属关系、全宗构成者主要负责人名录、内部机构设置及其各历史阶段演变情况等内容组成。
5．1 全宗构成者的名称
5．1．1 全宗构成者的名称按全称书写，通用简称书写在全称后面的圆括号内。例：中共中央纪律检查委员会（中纪委）
5．1．2 全宗构成者所有曾用名称按时间顺序书写在全宗构成者的沿革中。
5．2 时间全宗构成者沿革应结合时间撰写，和下列内容有关的时间应反映在全宗构成者沿革中。
a.全宗构成者成立、合并、改组、更名和撤销时间。
b.全宗构成者内部机构的设置及重要部门的调整、增设、合并、更名、撤销时间。
c.全宗构成者上级主管机关变更时间。
d.其它所有反映全宗构成者重要活动的时间。
5．3 主要职能
5．3．1 全宗构成者的性质特征。
5．3．2 全宗构成者的职权范围。
5．3．3 全宗构成者的主要工作与任务。
5．4 隶属关系
5．4．1 全宗构成者和其上级主管机关的组织关系、业务关系。
5．4．2 全宗构成者和其重要的直属下级机关的组织关系、业务关系。
5．4．3 全宗构成者上级主管机关如有变更，应反映在全宗构成者沿革中。
5．5 全宗构成者负责人名录全宗构成者正副职负责人姓名、职务、任期时间。
5．6 全宗构成者内部机构的设置及其各历史阶段演变情况。
5．6．1 全宗构成者内部一级机构的名称。
5．6．2 全宗构成者内部一级机构正职负责人的姓名、职务、任期时间。
5．6．3 全宗构成者内部一级机构的主要职能。
5．6．4 全宗构成者内部机构中重要部门的增设、调整、扩大、合并、撤销情况及内部一级机构在各历史阶段的变化情况。
5．7 其它
5．7．1 涉及全宗构成者的重大事件和对全宗构成者产生了重要影响的活动。
5．7．2 全宗构成者改组和撤销的原因。
5．8 个人全宗个人全宗构成者主要介绍其姓名、别名、生卒年月日、籍贯、职务、职称、主要业绩、荣誉称号及简历。
6 全宗内档案情况简介
6．1 档案的数量及保管期限
6．2 档案的完整程度
6．3 档案的利用价值及鉴定情况
6．4 检索工具的配置情况
6．5 档案的整理情况
7 全宗内档案内容与成分介绍
7．1 档案内容与成分介绍的方式以文章叙述的形式，按全宗内档案的实际分类体系结合问题介绍。
7．1．1 按组织机构介绍：以组织机构分类的档案全宗，按机构设类目分别介绍。
7．1．2 按问题介绍：以问题分类的档案全宗，按档案内容所反映的问题设类目介绍。
7．1．3 以其它体系分类的档案全宗，应根据该全宗分类的特点结合问题分类。
7．2 档案内容与成分介绍的一般方法
7．2．1 档案内容与成分介绍一般应使用综合概括的方法介绍。介绍内容包括：
a.反映全宗构成者基本职能和主要活动方面的档案。
b.反映全宗构成者每个阶段中心工作或特殊工作所形成的档案。
c.涉及具有全国和国际意义的知名人物、历史事件及具有地方特色和重要科研价值的档案。d.馆藏年代久远和特殊载体的档案。
7．2．2 需要专门说明的档案按下列方法介绍：
a．指明该档案文件的名称、责任者和文件形成的时间。
b．列出该档案文件的检索要素。
c．对其档案文件内容单独介绍。
7．2．3 一般性文件介绍不使用引文，特殊性文件介绍如需使用引文应符合下列条件和原则：
a.引文有助于阐述文件的内容实质。
b.引用原文时不祥细转述文件中叙述的事实和事件。
7．2．4 和全宗构成者活动没有直接关系的上级文件不做介绍，必要时只做简要交代。
7．2．5 控制使用的档案在内容介绍上应从简，并在全宗指南封页上注明"控制使用"字样。
7．2．6 档案内容涉及国家机密应另册介绍，一般只列题名，不做详细介绍，并在封页上注明密级或使用范围。
7．3 人物全宗内容与成分介绍人物全宗应按全宗构成者的活动特点，结合全宗内档案材料的实际情况撰写，介绍内容包括：
a.个人的传记性档案材料、著作手稿、题词、日记、回忆录。
b.来往信件及公务活动与社会活动中形成的文件。
c.财产状况与经济活动的材料。
d.家庭亲属与主要社会关系的材料。
e.图片、照片、录音、录像材料。
8 备注部分
8．1 本全宗指南的编制情况。
8．2 有关全宗内档案的补充说明。
8．2．1 全宗指南中需加解释的名词、事件及问题。
8．2．2 全宗指南编制后，全宗内档案增加、调整、遗失、销毁等说明。
8．2．3 其它有关问题的说明。
XX市XXX局全宗介绍（样本）
全宗号XXX
一、机构概况
1957年经XX市人民政府批准，成立XX市XXX局，这是建国以来第一个市局级XXX机构。1960－1970年XXX局一度被撤消，后与郊区XXX局合并。文革开始时处于瘫痪状态。1971年7月XX市革委会成立XXX局下设农机XXX组，组长XXX。1972年2月开始筹建XX市XXX局。1976年成立XX市XXX局。 1984（1982）机构改革市XXX局撤消，XXX归口农委，设XXX科，后改为XXX处。科长XXX。1990年经市政府决定，由原农委XXX处和市防汛办合并成立XX市XXX局。2000年8月经市委八届163次常委会研究决定撤销市XXX局，成立XX市XXX局，原建设局下属的自来水公司和水资办整建制划归市XXX局。
历任局长为：XXX、XXX、XXX、XXX（代）、XXX、XXX、XXX、XXX；副局长XXX、XXX、XXX、XXX、XXX、XXX、XXX、XXX、XXX、XXX、XXX。
1976年局机关科室有：办公室、秘书科、物资科、工程科、农水科。1990年XXX局恢复后的局机关科室有：工程管理科（防汛办）、工程建设科、农田XXX科、水土保持科、水政水资源科、计划财务科、政工科、办公室、总工程师室。
2000年8月XXX局成立后的机关科室有：办公室、政工科、规划计划科、公用事业管理科、水政水资源科（XX市节约用水办公室）、建设与管理科、农牧XXX科、水保科、纪检监察室。XX市防汛抗旱指挥部是市政府的办事机构，指挥部办公室设在市XXX局。
局直属单位先后有：农村电力管理站、水文站、XXX工程队、水电设备修造厂；XXX设计队、土方工程队；XXX局质量监督站；河道管理处；水库管理处、XXX勘测设计研究院、防凌防汛指挥部土方机械队、机关事务服务中心；水资源管理处；水土保持监督检查站（水土保持检测站）；水政执法监察支队；抗旱服务中心、XX市防汛指挥部防汛指挥所；XXX建设公司、XX市供水总公司、防凌防汛抢险机动队（XXX建筑工程总公司）、防洪工程建设局。
1980年8月20日经XX市科协批准，同意成立XX市XXX学会。
XX市XXX局是XX市水行政管理主管部门，是市委、市政府领导XXX工作，加快发展城市建设、提高人民生活质量，促进经济、社会、协调和可持续发展的参谋部。业务上受自治区XXX厅、XXX部黄河委员会的支持和领导。
其主要职能是:
（一）负责《中华人民共和国水法》、《中华人民共和国水水土保持法》、《中华人民共各国防洪法》及《城市供水条例》、《城市节约用水管理规定》、《XX市水资源管理条例》等有关XXX方面的法律法规的组织实施和监督检查，拟定全市XXX工作的方针政策、发展战略，组织起草有关地方性XXX法规和实施细则并监督执行。
（二）制定各项与履行XXX管理职责有关的发展规划、中长期规划并监督实施；组织国民经济总体规划、城市规划及重大建设项目中有关水资源、给排水和防洪除涝、抗旱、水土保持等项目的论证工作；负责协调跨旗（县区）的涉水事务。
（三）负责全市范围内的水资源（含空中水、地表水、地下水）统一管理统一规划、统一调配。管理全市水源地、河道、供水、排水（污水处理、污水回用）工作；组织实施取水许可制度和征收水资源费；组织、指导水政监察和水行政执法；协调并仲裁部门间和旗、县间的水事纠纷。发布XX市水资源公报。
（四）贯彻执行国家节约用水的政策和标准，编制XX市节约用水规划，指导全市节约用水工作。负责指导城市采水和管网输水、用户用水中的节约用水工作。
（五）承担XX市防汛抗旱总指挥部的日常工作，组织、协调、监督、指导全市防汛抗旱工作，对河流、山沟、水库和重要XXX工程实施防汛调度，征收防汛保安费。
（六）负责城市供水水源建设、水环境保护等城市XXX工作。
（七）按照国家资源与环境保护的有关法律法规和标准，拟定水资源保护规划；组织水功能区划分，监测河道水域的水量、水质，审定水域纳污能力；提出限制排污总量的意见，发放排污许可证。
（八）拟定水行业的经济调节措施，对水行业各项资金的使用进行宏观调节；对XXX综合经营实行行业管理；协调水行业的供水、污水处理、再生水回用回灌、农业用水的价格。
（九）编制、审查水行业基建项目建议书和可行性研究报告，负责制定水行业科技政策；监督实施国家水行业技术质量标准和水规程、水规范；组织科学研究和技术推广，推动行业的技术进步。
（十）负责全市河道、水库、河口滩涂等水域（包括人工水道、行洪区、蓄洪区、滞洪区）及其岸线的管理与保护；对全市XXX工程和工程建设实行行业管理；负责组织建设和管理具有控制性的或跨旗、县、区的重要水工程。负责水库、河流、山沟XXX工程的安全监管；组织指导辖区内河流、水域的治理开发。
（十一）组织指导农村牧区XXX工作；组织协调农田草牧场XXX基本建设、乡镇供水和农村改水、节水工作。
（十二）组织全市水土流失治理工作；研究制定水土保持的工程措施规划；组织水土流失的监测和综合防治，征收水土保持防治费。
（十三）负责XXX局系统的人事调配、劳动工资、机构编制和干部管理工作；负责管理XX市XXX科技、教育及地区之间技术合作；指导和管理全市XXX队伍的建设、在职培训、成人教育及职业技术教育；负责直属单位的干部、职工队伍建设。
（十四）承办市委、市人大、市人民政府交办的其他事项。
二、档案情况及内容介绍
该全宗案卷级档案共414卷，其中永久159卷，长期152卷，短期103卷。文件级档案共1513件，其中永久547件，长期593件，短期373件。档案起止时间为1978年3月－1981年10月。1991年2月－2005年12月。
1978年之前的档案缺失，1982年－1990年的档案在农委。
档案按年度－问题排列
档案主要内容：
（一）综合类
成立XX市XXX局、XX市XXX局的通知；历年XXX工作计划、目标管理、总结；历年全市XXX工作会议文件；历年XXX立法计划；历年法制工作安排；《水法》宣传、贯彻、执法检查的文件。地方性法律法规涉及水法及我市XXX事业管理方面问题的意见。有关的地方性水法规和地方政府规章有《XX市水土保持条例》、《XX市城市供水管理条例》、《XX市水资源管理条例》、《XX市黄河水资源管理的暂行规定》、《XX市节约用水管理办法》。XX市人民政府关于XX市XXX工程管理体制改革实施方案的通知。
历年人大、政协会议上代表和委员的建议方案及办理回复；XX人民政府信访局信访答复。关于XX水库移交地方的讨论记录，防汛办关于XX水库有关问题的调查报告。黄河河床演变情况；城市供水水质情况的报告；黄河水源水质有关情况的报告；自来水水质评价报告；2000年水资源公报、关于我市城市用水情况的报告。
1980年编报的十年XXX建设规划；全市水土保持“六五”期间和十年远景规划；解放三十年水土保持工作总结；“七五”、“八五”总结、“九五”计划和2010年XXX发展规划纲要；“九五”XXX科技工作总结；“十五”XXX科技发展规划及推荐“十五”重点XXX科技项目的报告；城市供水水源总体规划；XX市XXX经济“八五”总结暨“九五”计划、XX市“九五”期间XXX扶贫、以工代赈、农业综合开发项目计划； “十一五”水资源利用规划、“十五”总结及“十一五”工作安排。XX市XX河流域XX水库库区水土保持规 ；XX古自治区XX市防洪规划；人畜饮水防氟改水规划、XX市生态环境建设规划、XX市水土保持综合治理总体规划报告；黄河上中游XXXX河流域XX县、郊区水土保持综合治理实施规划》；历年各种年报统计。
各年度XXX工作先进、优质工程评选表彰；各年度表彰黄河防凌抢险先进单位、先进个人的决定；各年度表彰依法取水先进集体先进个人的通报；XX市人民政府办公厅表彰XXX建设先进单位和先进个人的通报。
成立XX市XXX学会及有关学会的工作。
历年研究XXX工作的市长办公会议纪要；市政府秘书长关于XXX工作协调会议纪要；局党组会议记录；局务会议记录；局长办公会记录；个别年度的《防汛简报》、《综合信息》。
局机关党支部、工会、团总支工作。局系统举办第三产业的规划、批复等。
（二）组织类
历次机构改革实施方案；有关局内设机构设置、人员编制、工作职责范围的规定；增编、上编、招工指标及办理手续。公务员管理、职称管理的通知；机关内部管理规章制度；计划财务管理办法与制度；干部竞争上岗实施方案。
市委组织部有关人事任免的通知。市XXX局（XXX局）党委（党组）有关人事任免的通知；聘任技术人员的通知；转发自治区XXX厅关于颁发XXX技术资格证书即“蓝色证书”的通知。对下属机构和新建机构的批复、工作职责的管理、印章启用等。
局领导分工、局级领导干部民主生活会、局级领导年度述职、后备干部培养、民主评议党员。
机关干部目标管理考核、年度目标管理考评、总结。
党总支发展党员、党建工作、工会、共青团、妇女工作。聘请律师担任法律顾问的通知。对工作人员处理的决定；工伤处理、子女顶替等落实政策工作及总结；职工住宅楼集资及分配方案。
（三）管理类
XXX事业管理的规范性文件《XXX工程合同试行办法》；《XX市黄河水资源管理的暂行规定》；《XX市人民政府关于征收城市供水增容费和水源建设费暂行规定》；《开发建设项目水土保持方案管理办法》；《XX市XXX工程质量监督暂行办法》；《全面实施取水许可制度的通知》；《XX市农村牧区小型XXX工程产权制度改革试行办法》；《XX市健康水工程建设管理暂行规定的通知》；《XX市健康水工程建设暂行标准》。实施黄河取水许可收费制度及年审制度的文件；关于超计划用水加价的通知；下达城市规划区年度地下水开采、取用水计划的通知；关于建设项目办理取水许可预申请的通知；市财政物价XXX部门《关于缓收农村、牧区农牧业生产生活用水水资源费等有关问题的通知》；转发XXX部、XXX部黄河委员会、XXXXX厅等上级主管部门XXX事业管理的文件。
历年XXX建设投资计划；年度XXX科技项目可行性分析报告；XXX系统清产核资工作总结；水土保持工作方面的总结；抗旱工作总结；喷灌、节水灌溉工程规划的批复及工作总结；农田XXX工程建设的计划与总结；XXX管理工作总结；XXX防凌、防汛、防洪工程计划及工作总结。市防汛指挥部会议纪要；水政水资源会议记录、农田XXX基本建设会议记录。黄河XX段防凌抢险预案、抗洪抢险预案、黄河XX段水源水质污染供水应急预案、高峰期供水预案、XX市城市生活饮用水系统防污染应急预案。
市计委关于XXX工程项目可行性研究报告的批复；历年防汛岁修工程计划及项目批复；XXXXX局对我市有关XXX工程项目的批复。关于XX县、XX旗、郊区基层乡社有关扬水灌区、引洪灌溉、防洪工程、灌区退水及配套设计报告与批复；关于郊区、XX旗、XX县的水库、基层公社渠系配套、XXX工程的批复；关于黄灌区、山老区、郊区有关乡村人畜饮水工程的设计说明及批复；对基层郊县“380”人畜饮水工程设计的批复及工作总结；XX县、XX旗年度“人均一亩水浇地”工程建设项目计划；对郊县“112”集雨节水灌溉工程的批复；XX、郊区节水灌溉规划；XX市XX旗2002年京津风沙源治理工程实施方案；保护母亲河育苗地建设。1994年XX水库除险加固工程设计文件、预概算书、工程资金、贷款、有关技术问题、工程进度、阶段验收、总结；历年XX水库加固、清淤清障的文件；历年防凌、防洪、防汛的文件。对包钢、电厂等企业计划用水、技改、增容取水的批复。
（四）财会类
年度、季度劳动工资计划；调资、奖金；机关事业单位养老保险调查表；职工医疗保险参保手续；关于集资建家属楼及分配的记录。
画匠营水源工程建设贷款、XX水库加固工程贷款、工程结算，以贷还贷的请示等；市人民政府关于为XX市画匠营子总水源工程利用外国政府贷款出具担保的函；XX市引黄入市生态建设工程的立项、经费；历年市财政、银行、XXX部门关于XXX建设项目（事业费、各种补助费、勘测设计费、专项经费）的投资拨款通知；下达年度防汛经费、年度防汛岁修工程经费的通知；市计委财政局XXX局关于下达年度人畜饮水“380”工程实施项目基建投资计划及财政基建预算指标的通知、下达抗旱补助费、特大抗旱补助费的通知；市计委、XXX局关于下达年度“人均一亩水浇地”经费的通知；XXX局财政局关于发放和使用节水灌溉贷款贴息有关问题的通知；下达年度以工代赈工程资金（江河治理、人畜饮水、XX水库除险加固、粮食生产、XXX）的通知；市XXX局财政局关于发展粮食生产专项资金使用计划和总结、财务决算；市XXX局市计委关于下达年度水土保持项目中央预算内专项资金计划的通知；市计委市XXX局下达年度中央预算内西部专项资金灌区续建配套和节水示范项目投资计划的通知；2000年黄河水资源费征收及支出计划；市XXX局市计委关于下达年度XXX项目中央预算内专项资金（国债）计划的通知；市XXX局市计委关于下达黄河滩区移民工程2001年中央预算内西部专项资金计划的通知；市XXX局等四单位转发下达2002年京津风沙源治理工程中央预算内专项资金（国债）投资计划的通知；XX财政厅XXX局下达年度小型XXX水土保持补助费和岁修费的通知。
市XXX局、财政局关于对XXX专项资金管理及使用办法；市XXX局关于年度黄河水资源费征收和支出计划的安排。市审计局关于农业资金的审计意见；有关年度国债资金的自检报告；XXXXX厅年度XXX基本建设财务决算的批复；黄河新河口险工治理工程维护项目财务决算报告（1992年度）；市监察局对全市小型农田XXX和水土保持补助费开展监察的通知；市XXX局关于审计年度财务收支情况的通知；关于开展执行财经纪律和XXX资金使用管理情况财务自查的报告。
三、检索工具的配置情况：
为发挥档案作用，方便查找和利用，按检索工具编制的要求，分别编制了《案卷目录》、《归档文件目录》、《会计档案目录》、《基建档案目录》、《声像档案目录》、《电子档案目录》等多种检索工具。
