档案检索工作

（一）档案检索工作的内容

广义讲是档案信息的存贮和检索的过程。它是根据用户的检索要求，从排列有序的大量档案条目中识别和确认的与之相符的部分条目，并将这些条目所记录的档案材料提供给用户使用的过程。

（二）档案著录和标引的含义

档案著录是指在编制档案目录时，对档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。

标引是对档案材料进行主题分析，从自然语言转换成规范语言的过程。

（三）档案检索工具种类

1、按体例分

目录、索引、指南

2、按载体形式分

书本式检索工具、卡片式检索工具、缩微式检索工具、机读式检索工具

3、按功能分

馆藏性检索工作、查检性检索工具、介绍性检索工具

（四）常用档案检索工具的编制方法

1、卷内目录

2、案卷目录  一般采用书本式，其目录表包括:顺序号（案卷号）、案卷标题、年度、案内文件页数、保管期限、备注等。

3、全引目录  亦称案卷文件目录或“卷诶文件目录汇集”它是将一全宗内的案卷目录和卷内文件目录汇集成册，兼有案卷目录和卷内文件目录之功能。先列出卷号、案卷标题、起止日期、页数，然后在下面列出卷内文件的目录

4、分类目录  是根据体系分类法的原理，以分类为排检项，依据档案分类包的体系组织起来的一种检索工具。填制卡片、排列、安放导卡、编制分类目录说明

5、专题目录  （某一专门事物、专门内容）卡片式     选题、选材、填卡、排列

6、主题卡片   是根据主题法的原理，将档案的主题按字顺排列的一种目录。大多采用卡片式，以一份文件为单位将标题式标识串作为排检项，按照标识串首字的字顺加以排列

7、文号索引  按年度、发文机关分别编制，即将同一年度同一发文机关的文件编一张表，然后将所有的表装订成册，便成为一个档案馆（室）的文号索引

8、人名索引  包括人名和档号两部分，即把人名引向所在档案的档号，利用者通过索引的指引，可以查到记载某一人物的材料

9、全宗指南 包括立档单位和全宗的历史概括，全宗内档案概况，档案的内部与成分3个部分

10、专题指南  由序言、档案内容介绍和附录三个部分组成