1、保证电子文件格式的统一性。

文本文件：通用格式为：XML、RTF、TXT，并注明文字处理工具，如WORD等。

扫描型电子文件：通用格式为：JPEG、TIFF，如为非通用格式，应转换为通用格式；当无法转换时，应收集其相关软件。

视频、多媒体、超媒体文件：通用格式为：MPEG、AVI，如为非通用格式，应收集其压缩算法和相关软件。

音频文件：通用格式为：WAV、MP3，同时收集其属性标识、参数和非通用格式的相关软件。

2、保证电子文件真实性。

一是从电子文件生成时就开始对其严密监管，建立对各项操作的跟踪记录。

二是建立真实性的认定方法和手续。明确检验要素，主要是：电子文件生成过程的不同版本；各位责任者的签署手续；操作处理的权限核对；交接程序审核等。

三是建立鉴定规则和程序。

四是明确执行部门和责任者。

3、保证电子文件完整性。

一是建立电子文件的归集、积累制度。

二是在电子文件管理系统中设立电子文件暂存空间。

三是对电子文件的背景信息作出规范化的要求，并随时进行登记。

四是制定电子文件无数据管理规范。

4、保证电子文件收集及时性。

电子文件一般应在电子文件形成或任务完成后及时收集。对于跨年度完成的任务和项目，要分阶段收集。