一是唯一。如果有两个电子文件重名，在数据库调用该文件时就会发生混乱。因此，在同一文件夹中的电子文件不允许重名。如果重名，则后存盘的电子文件会将前存盘文件覆盖。

二是直观。直观的命名能够简要地概括文件的内容，是查找文件的重要线索，也便于调用。

三是简洁。命名不宜过长，过长难以辨认，且计算机软件会自动拒绝。另外命名中不能夹带有些标点符号，如“/<>?”。

四是参照。命名要便于与同样内容的纸质文件建立相互参照关系，以便实行“双套制”管理模式，实现电子和纸质文件的互通互连。