一是必须是最终版本，且审批签署手续完备，与有关的纸质文件在内容和形式上保持一致。

二是如果是加密文件一般须在归档前解除已设置的密码；如果是压缩文件应尽可能解压；如果是采用非通用格式制作的，须转换成通用格式，如果无法转换的，应当将该文件运行的专用软件一并向档案部门归档，以上措施都为了方便电子文件的有效利用。归档后电子文件的保密管理由档案部门统一采取措施。

三是归档电子文件须经过预立卷，并形成电子目录。

四是通过脱机载体进行交接的归档电子公文，移交与接收部门均应对其载体和技术环境进行检验，确保载体清洁、无划痕、无病毒等。

五是归档时应办理移交手续，打印移交目录，交接双方责任人在移交目录上签名，并各持一份移交目录。