电子文件的归档

电子文件收集还有几点补充：

（1）文字型电子文件的格式为xml、rtf、pdf

（2）扫描型电子文件的格式为tiff，jpeg、pdf

（3）视频和多媒体电子文件以mpeg、avi、wmv格式为通用格式

电子文件物理归档的要求

（1）网络中逻辑归档的电子文件，均应定期完成物理归档

（2）把带有归档标识的电子文件集中，拷贝至耐久性好的载体上，一式3套，一套封存保管，一套供查阅使用，一套异地保存。对于加密电子文件，应在解密后再制作拷贝

（3）采用的载体推荐次序为：只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等。不允许用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体

（4）存储电子文件的载体或装具上应贴有标签，标签上应注明载体序号、全宗号、类别号、密级、保管期限、存入日期等，归档后的电子文件的载体应设置成禁止写操作的状态

（5）特殊格式的电子文件，应在存储载体中同时存有相应的查看软件

（6）将相应的电子文件机读目录、相关软件、其他说明等一同归档，并附《归档电子文件登记表》。

（7）对需要长期保存的电子文件，应在每一个电子文件的载体中同时存有相应的机读目录

（8）归档完毕，电子文件形成部门应将存有归档前电子文件的载体保存至少一年

归档电子文件的整理

1、归档电子文件的整理按DA/T22《归档文件整理规则》规定的要求进行。

2、归档电子文件以件为单位整理。

3、同一全宗内的电子文件按照年度—保管期限—机构（问题）或保管期限—年度—机构（问题）等分类方案进行分类。

4、按电子文件类别代码相对集中组织存储载体。

5、电子文件的著录应参照DA/T18《档案著录规则》进行著录，同时按照保证其真实性、完整性和有效性的要求补充电子文件特有著录项目和其他标识。

6、将著录结果制成机读目录和纸质目录