文书档案的整理

   文书档案的整理工作，就是对零乱的和需要进一步条理的档案进行基本的分类、排列和编目，使之组成有序体系的过程。

一、文书档案整理工作的内容和原则

(一)文书档案整理工作的内容

    文书档案的系统化和基本编目

(二)文书档案整理工作的原则

  1．充分利用原有的整理基础。

  2．保持文件之间的历史联系。

    (1)文件在来源方面的联系。

    (2)文件在时间方面的联系。

    (3)文件在内容方面的联系。

    (4)文件在形式方面的联系，指文件在种类、名

称、载体或记录方式等方面的联系。

  3．便于保管和利用。

二、案卷的排列

文书档案案卷的排列就是根据一定的方法，确定每类内案卷的前后次序和存放位置，保持案卷之间的有机联系。

基本方法有：

     1．按照案卷所反映的问题或工作上的联系排列。

     2．按照文件的作者、收发文机关以及文件内容所涉及的地区排列。

     3．按照案卷所属的时间顺序排列。

三、档号的编制

  1．档号编制的原则

    唯一性原则。合理性原则。稳定性原则。简明性原则。

  2．档号编制的方法

    (1)全宗号的编制(2)案卷目录号的编制(3)案卷号的编制(4)件(页)号的编制

四、档案检索工具的编制

    档案检索工具是记录和标识档案的特征及存放位置，为查找档案提供指引、依据的各种文字材料的总称。档案室常用的检索工具有案卷目录、全引目录、专题目录(卡片)、文号目录与索引、人名目录等。

1．案卷目录

    案卷目录也称案卷名册，是著录案卷内容和成分并按一定次序编排的一览表。它是档案室最基本的检索工具。

案卷目录的编制方法

    根据国家有关规定，案卷目录一般应区别不同的保管期限，分年度或混年度编制。

    第一，分年度编制。将全宗内的文书档案逐年按保管期限编成永久、长期和短期三本案卷目录。这种方法条理清楚，便于当年案卷的随时补充和调整，但形成的目录过多，一般适用于每年形成档案数量较多的单位。

    第二，混年度编制。根据案卷的数量情况，将每种保管期限的档案每五年或十年编制一本目录。这种方法可以减少目录的数量，方便管理，一般较适用于档案年形成量不大的单位。但混年度编制不便于插卷和案卷的随时调整，因此使用这种方法时应注意几个问题：一是要按照分类方法的顺序排列案卷，每个年度内分类方法的顺序应基本固定；二是每本目录中的案卷号应用自然数列法编制，不能重复；三是案卷号不应过长，尽量不突破四位数。

2．全引目录

全引目录又称案卷文件目录，是将全宗或全宗的某一部分案卷内的文件目录汇编而成的检索工具。

  它的形式有两种：

一种是先列出每个案卷的案卷号、案卷标题、起止日期、页数、保管期限等，实际上是重抄案卷目录的项目，然后在这个案卷条目下列出该卷的卷内文件目录。

另一种形式是将一部分案卷目录与其卷内文件目录合订，上面一小部分为案卷目录，下面大部分为它们的卷内文件目录，在案卷目录的备注栏内，列出其卷内文件目录所在的页次，在卷内文件的备注栏上填上案卷号。