会计档案的整理和编目工作

(一)会计核算材料的组卷方法及案卷质量要求

1．会计凭证的组卷方法

    会计凭证在各个单位，形成的数量有多有少。组卷时需要按月分开，也就是不同月份产生的凭证不要组合在一起。

凭证的案卷质量要求是：

(1)按记账凭征的凭证编号顺序排列，防止漏号、颠倒。

(2)记账凭证所附的各种原始凭证(如收据、发票等)要折叠贴粘整齐、规范。

(3)拆除金属物，装订采用线绳或塑钉等，凭证的厚度一般在1—2厘米。

(4)装订后要进行密封处理,并加盖经手人员章或财务专用章。

(5)填写凭证封面要项目齐全、规范清楚，并留出档号填写的位置。

  2．会计账簿的组卷方法

会计账簿的组卷要注意按账簿形成的特点，区分会计年度并把不同名称种类的账簿分别组卷。会计账簿的案卷质量要求是：

(1)各类账簿的扉页，反映了账簿的应用、交接的使用状况，归档前应按要求逐项填写清楚。

内容包括：单位名称、账簿名称及编号、启用日期及起止页数、经管人员及日期、交接记录、会计主管人员及单位负责人的签章等。

(2)对于订本式账，整理立卷应保留原有面目，不要拆除空白页；账内要有连续页码；账簿封面要加贴不干胶的标签，并填写规范。

(3)对于活页式账，在会计年度结束后，要将空白页撤除；编制页码；进行密封装订并在密封处加盖经手人员章或财务专用章；账簿封面填写规范；保管期限为25年的账簿要在封底加上备考表并填写。

3．财务报告的组卷方法

财务报告组卷时，首先要注意按所形成的会计年度组卷，不同年度的不要混杂组卷。另外财务报告是由会计报表、会计报表附注和财务情况说明书组成的,组卷时不要分开。其次，组卷要注意区分不同的保管期限，如年度财务报告的保管期限是永久，就要与月度、季度的财务报告分开组卷，因为其价值不同。

财务报告的案卷质量要求是：

      (1)案卷要编制页码。

      (2)案卷开首要填写“卷内文件目录”，永久保管的财务报告案卷要在封底前加填“备考表”。

      (3)财务报告中会计报表的封面要有单位负责人和主管会计工作负责人、会计主管人的签名或盖章,设置总会计师的单位，还须由总会计师签名并盖章。

      (4)案卷封面填写规范、整齐。

4．银行余额调节表和银行对账单的组卷方法

银行余额调节表和银行对账单是两种用途不同的会计核算材料，要注意分别组卷。

案卷质量要求是：

     (1)按产生的年度组卷，一年可一卷或数卷。

     (2)卷内按时间顺序排列，编制页码、进行装订。

     (3)案卷封面填写清楚、规范。

(二)会计档案的案卷题名

案卷题名揭示了会计档案的内容和成份。会计档案与其他门类档案

的要求一致，每本案卷都要有案卷题名。

会计档案案卷题名的结构是三部分,即单位名称、会计年度或时间、会计核算材料的名称。拟写方法简单，便于操作。

题名的拟写要求是：结构完整、文字简明。

例：哈尔滨锅炉厂2000年第1—4季度财务报告

(三)会计档案的分类、排列、编号

  1．会计年度一类别一保管期限

其优越性：

(1)便于按年度查找会计档案。

(2)可以充分地利用档案库房和装具。

不足之处：

(1)由于每年度的档案有四类,而档案的外形又不尽一致，所以案卷的排列不够美观，上架后会出现有高有低，有大有小。

(2)由于是按年度编制案卷号并形成案卷目录，目录一年一本，结果造成目录过多。

适用于会计档案形成量比较大的单位，如大型企业、金融单位、总预算单位等。

   2．类别一会计年度一保管期限

优越性是：

(1)由于一个类别的档案集中排列,保持了类别的连惯性，便于按类别查找会计档案。

(2)由于按类别集中排列档案，每类档案的外形基本一致，排列美观、整齐划一。

不足之处是：

(1)不便于按年度查找档案。

(2)由于每类档案的案卷号是每年顺延，所以各类档案实体排列之后，需要预留出较充分的空位和空间。

适用于大多数的中、小型单位,即会计档案的年形成量不大的单位。

 (四)编制会计档案案卷目录

 1．会计档案案卷目录的格式及著录要求格式如下表

 2．编制会计档案的案卷目录的注意事项

    (1)会计档案案卷目录的编制首先要在确定和实施了档案的实体分类、排列、编号的前题下完成，由会计机构的兼职会计档案管理人员编制。

    (2)目录的编制可采用手工编制或使用会计档案管理软件自动生成和打印。

    (3)案卷目录应一式二套。会计机构保存一套，随档案实体移交档案机构一套。