档案管理基础知识-档案整理工作

档案管理基础知识-档案整理工作

2019-02-18 浏览:323

档案整理工作，就是按照一定的原则和方法，把处于相对零乱的档案系统起来，以便于保管和利用工作。对档案的整理有广义和狭义之分。广义的档案整理，包括对档案的鉴定、考证、编纂出版。

档案管理学中的档案整理指狭义的整理。档案整理工作的内容主要有：区分全宗、全宗内档案分类、立卷、案卷排列和编制案卷目录。

在档案馆和档案室，档案的整理按整理工作内容的范围，可以分为三种类型：

1、档案的整理是揭示文件之间的有机联系，为发挥档案作用创造了有利条件。

2、档案的整理是档案管理所有业务活动的关键环节

3、档案整理是实现档案管理现代化的要求

充分利用原有的整理基础，这样有利于保持文件之间的历史联系，能够加快整理工作步伐，提高整理工作的质量。

1. 提高对原来整理工作的认识

2. 不要轻易的打乱档案

文件之间的历史联系，就是文件在产生和处理过程中所形成的内部相互关系。档案文件虽然是以单件的个体形式陆续产生的，却是以组合的群体形式存在和运动的，因此整理档案时，必须保持文件的固有联系，才能把文件组成科学的有机体系，反映历史活动的原貌和文件的系统内容。

文件在形式方面的联系是指文件的形式标志着文件的特定作用，在一定程度上反映了文件的来源、时间和内容的性质，因此，文件的形式也构成文件之间一定的联系。

文件的形式，包括内部形式（如种类、名称）和外部形式（如载体和记录方式）两方面。

当整理档案时，如果保持文件之间的联系和便于保管利用发生矛盾，就不能机械地运用保持文件联系的原则，还要充分考虑档案保管和利用的方便。对于不同种类的档案，记录方式、载体材料、机密程度和保管价值等显然不同的文件，应该根据情况分别整理，恰当组合，在相应的范围内保持文件最优化的联系。