企业档案管理流程-科技档案-设备档案管理

一、设备档案定义

设备档案是指各种机器设备、车辆、船舶和仪器、仪表的档案材料。其特点是型号成套，同一型号的设备或仪器的档案材料是一个有机联系的整体。

二、设备档案收集工作

（一）设备档案收集范围：主要包括仪器设备购置文件材料、随机文件材料，设备仪器安装、使用、维修形成的材料。

注：办公设备及用品、机动车等的采购计划、审批手续、招标投标、购置等文件材料，机动车的调拨、保险、事故、转让等文件材料归入文书档案。

（二）收集方法及要求

1、归档的文件材料要求齐全、完整；

2、设备开箱验收时必须有档案员在场履行签字手续，保证文件材料完整、准确、系统；

3、设备档案在开箱验收和正式运转后三个月内，由承担部门的兼职档案员负责积累，按材料的性质和结构进行系统整理，组成保管单位，填好目录，向档案室移交，并办理交接手续。

三、设备档案整理工作

（一）分类

设备档案分类方法一般采用型号分类法，即同一型号的设备档案集中在一起，保持其完整成套。

设备比较多的单位可采用性质/工序—型号分类法，例如按照设备性质归类，如金属切削设备、锻压设备、起重设备等，然后在每一个类别内，以型号为单元划分档案类别

（二）组卷

1、设备档案组卷工作参照基建档案整理。

2、设备档案档号编制：

3、设备档案题名拟写

例：东芝satellite L10笔记本电脑使用说明书、合格证等。

第一部分设备名称：东芝satellite L10笔记本电脑

第二部分科技文件的名称：使用说明书、合格证等

注：产品档案案卷题名的编制与设备档案相同。

4、设备档案保管期限

设备档案保管期限划分参照《设备档案归档范围及保管期限表》执行。

四、设备档案归属问题

设备档案随其实体归属。即设备仪器所有权归哪个单位，其设备档案就应该属于哪个单位。