文书档案保管期限的划分难点解释

（1）同一会议文件的期限划分

•主要是根据各种文件材料的价值大小确定的。 

•每一项职能活动都有其主要、核心内容，形成的文件材料有的是反映职能活动主要内容、主要过程的，有的是反映事务性活动的，价值程度不同，所以不能在保管期限的划分上同等对待。 

（2）提案答复材料的期限划分 

•主要承办机关对人大议案及答复、政协提案及办理结果归档时，其档案保管期限定为永久。

•其他协办机关归档时可以定为30年。

•人大、政协机关对人大议案及答复、政协提案及办理结果进行归档时，也应定为永久。 

（3）上级检查、视察材料的期限划分 

•“重要的”、“一般的”判断标准通常以上级机关领导的行政级别和检查、视察事由的重要程度来划分。 

•党和国家领导人，以及省部级以上领导检查、视察本地区、本机关工作形成的文件材料，属“重要的”；

•省部级以下领导检查、视察本地区、本机关工作形成的文件材料，属“一般的”。

(但也有一些特殊情况)

（4）业务文件如何区分“重要和一般” 

•业务文件材料涉及法规性、政策性、方针性和重大业务建设内容，属于比较重要的问题； 

•涉及基础性、常规性、技术性内容，属一般业务问题。 

（5）代上级起草文件的期限划分

•本机关代上级机关起草并被采用的重要法规性文件、专项业务文件的最后草稿一般是指经本机关领导同意后报上级机关的最后稿本。 

•起草机关归档最后稿本，保管期限定为30年； 

•上报的稿本可能有某些改动，也可能没有改动，最后由发文方或联合发文的主办单位定为永久保管；

•起草机关收到该文件的正式文本时，按照“上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件”将其定为永久。

如：（哈尔滨市委办公厅、市政府办公厅《关于进一步加强新时期全市档案工作的意见》）

（6）证件办理、审批档案的期限划分 

•划分有效证件办理、审批过程中形成档案的保管期限，主要依据有效证件的有效时限。 

•20年(含)以上有效或未注明有效期的许可证、执照、资质证、资格证等的审批、管理文件材料，机关在归档时要永久保管；

•20年以下有效的许可证、执照、资质证、资格证等的审批、管理文件材料，机关在归档时定为30年保管。 

•在划分机关在办理有效证件过程中形成的档案的保管期限时，既要以证件的有效期作为主要参考，同时要结合机关工作实际，合理确定档案保管期限。 

（7）行政处罚、处分等工作文件“重要”和“一般”的期限划分 

•对行政处罚、行政复议中形成的文件材料，“重要的”和“一般的”应结合行政处罚的种类来加以区分。原则上对“警告”类应视为“一般的”文件材料；对受到没收非法所得、没收非法财物，责令停产停业，暂扣或者吊销执照，行政拘留处罚形成的文件材料，应视为“重要的”文件材料。 

•行政处分形成的文件材料，对受到“警告”处分的，应视为“一般的”，对受到“警告”处分以上形成的文件材料，应视为“重要的”。

•国家赔偿过程中形成的文件材料，一般来说都属“重要的”。 

（8）计划、总结、统计材料的期限划分 

•视机关主要职能而定，并不是机关所有年度以下的工作计划、总结、统计材料都要归档。 

•经济运行管理部门，对国家或本地区经济发展有重要分析价值的月度、季度、半年度统计材料应该归档。 

•非经济管理部门一般只将本机关半年度工作计划、总结、统计材料纳入机关归档范围，保管期限定为10年；月度、季度工作的计划、总结、统计材料可不归档。 

（9）评先、处分材料的期限划分 

•先进单位、劳动模范、先进工作者的文件材料归档时保管期限的划分是以表彰、奖励的主办者行政区划级别、行政级别来划分的。 

•凡是县级(含)以上开展评先表彰活动，无论是本行政区域内综合表彰，还是行业系统表彰，形成的先进单位、劳动模范、先进个人的文件材料都应永久保管，其余的表彰材料保管30年。 

•对本机关有关人员受到党纪警告以上（严重警告）受到政纪警告以上（记过）处分人员的材料划为永久保管；

•对本机关有关人员受到党纪、政纪警告处分人员的材料划为30年保管。

•对本机关有关人员受到通报批评的材料划为10年保管。

（10）纪检、监察方面材料的期限划分 

•“重要的”与“一般的”主要区分标准是案件违规违纪的程度和最终处理结果。 

•违规违纪的程度只达到受警告的处分条件，形成的相关综合性报告、调查材料就属“一般的”，其档案保管期限划定为30年。

•违规违纪的程度达到受警告以上的处分条件，形成的相关综合性报告、调查材料就属“重要的”，其档案保管期限界定为永久。

•如果调查结论是查无实据，形成的综合性报告、调查材料，归档时其保管期限可划定为10年。

•机关年度纪检、监察工作综合性工作报告，归档时其保管期限划定为永久，年度以下的可划定为10年。 

（11）党工团专项活动文件的期限划分 

•专项活动的重要性不仅要根据其规模，还要根据其影响力。 

•如各机关开展的“学习实践科学发展观”形成的阶段报告、总结都很重要。这类活动就属机关党的工作活动中重要专项活动，其文件归档时应划分为永久保管。 

（12）信访材料的期限划分 

•机关处理人民来信来访过程中形成的文件材料是否归档，先决条件是来信来访是否有处理结果。如果没有处理结果，暂不归档。

•如果有处理结果，文件材料在归档时要看是否有领导重要批示，据此来确定其档案保管期限。

•“重要批示”是指对解决来信来访的明确态度、方式或方法，对事态发展态势的估计等。如有处理结果，归档时应划定为永久保管期限。 

•如是泛泛批示、圈阅等，就属“一般的”而非“重要的”批示，如有处理结果，机关归档时其档案保管期限一般划定为30年。       

•无特殊保存价值的信封，一般性表态、询问一般性问题、提出一般性建议或意见的来信、来访记录不必归档。 

（13）机关产权方面文件的期限划分 

•主要看合同、协议的期限来界定保管期限

•产权证、土地证一般定为永久 

（14）财务会计决算的界定 

•1998年财政部与国家档案局合发的《会计档案管理办法》第十九条和附表二《财政总预算、行政单位、事业单位和税收会计档案保管期限表》中规定：“预算、计划、制度等文件材料，应当执行文书档案管理规定，不适用本办法”。

•附表二中第十四项已将行政单位和事业单位决算文件纳入会计档案并定为永久保管，所以没有再将决算文件放在《文书档案保管期限表》中表述。

•将决算报告及同级财政部门的批复作为文书档案来处理，并划定为永久保管期限，这种做法也是允许的。 

（15）上级制发的业务文件的期限划分 

•“重要的”和“一般的”区分的原则，在于把握上级机关制发的、属本机关主管业务的文件材料是否具有政策性、法规性、方针性。

•如何把握各级政府的主管业务文件。 

（16）上级、同级的非主管业务的文件的期限划分 

•上级机关、同级制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料，机关在归档时，其档案保管期限定为10年。 

（17）下级报送的文件的期限划分 

•对下级机关报送的文件材料中重大问题的专题报告要进行归档，档案保管期限定为30年。

•对下级机关报送的年度和年度以上的计划、总结、统计材料也要进行归档，档案保管期限定为10年。

•本机关对越级上报的文件材料不进行归档。