责任者录入应注意问题

2.5.5.1. 责任者应依照文尾的落款、或印章、或文件的文头录入齐全，联合发文的各责任者之间用“;”隔开，责任者不能有错字和空格。

2.5.5.2. 责任者须著录全称或通用规范简称，不能滥用省略，同一时期同一责任者的名称应该前后统一。

2.5.5.3. 责任者中不能出现“本委”、“本府”、“本局”、“本公司”等字样，应根据文件录入其相应的全称或通用简称。

2.5.5.4. 联合发文时，一般录入所有责任者，责任者过多可适当省略，如果立档单位本身是责任者的，必需著录，文号对应的责任者必须著录。

2.5.5.5. 联合发文时，必需录入与各责任者分别对应的全称或通用规范简称，不能省略。如“XX市工商局、XX市物价局”不能录入为“XX市工商局、物价局”。

2.5.5.6. 个人责任者应录入个人责任者的姓名，必要时在姓名后著录职务、职称或其他职责，并加“（）”号。例：陈毅（外交部长）。所署责任者有多种职务时，只著录与形成文件相应的职务，不能只用“王局长”等含义不明测责任者。

2.5.5.7. 文件所署责任者为别名、笔名时，均照原文著录，但应将其真实名称附后，并加“（）”号。例：矛盾（沈雁冰）。

2.5.5.8. 少数民族个人责任者，应依照该民族的署名习惯著录。外国责任者，姓名前应著录各历史时期易于识别的国名简称，其后著录统一的中文姓氏译名。必要时著录姓氏和名的缩写。如：（美）爱因斯坦（Einstein,A）

2.5.5.9. 未署责任者的文件，应根据文件内容、形式等特征考证出责任者，并加“[ ]”号。

2.5.5.10. 多人介绍信（存根）组成一件时，应著录本机关全称和通用简称。

2.5.5.11. 多份简报组成一件时，应著录本机关全称和通用简称。