某市机关实物档案管理规范（试行）
1 范围
本规范规定了市直机关在公务活动中产生的，具有保存和参考利用价值实物的收集、整理、归档和实物档案保管、利用和移交进馆的原则和方法。
本规范适用于青岛市市直机关、团体和其他社会组织，市政府直属工作部门所属的独立承担行政管理职能的机构参照执行，各区（市）可依此制定本区域的管理规范。
2 归档
2.1 归档范围
凡是本单位在行使职能活动时，形成、获得或者收集的，对具有长远保存利用价值的实物均属实物档案归档范围，实物档案归档范围如下：
2.1.1 应进馆实物档案归档范围
2.1.1.1 本单位获得的省部级（含）以上涉及综合工作的各种荣誉证书、奖状、锦旗、奖杯、牌匾等。
2.1.1.2 本单位举办或承办重大活动形成的有保存利用价值的凭证性实物，包括活动标志、证件、证书、奖章、纪念品、首日封、纪念邮票、组织机构印章、赠送的礼品等。
2.1.1.3 本单位外事活动中获赠的纪念品、礼品。
2.1.1.4 其它有重要保存利用价值的实物。
2.1.2 非进馆实物档案归档范围
2.1.2.1 本单位获得的（2.1.1.1.1规定范围之外）各种荣誉证书、奖状、锦旗、奖杯、牌匾等。
2.1.2.2 本单位国内交往中获赠的纪念品、礼品。
2.1.2.3 其它有一般保存利用价值的实物。
2.2 归档要求
2.2.1 实物档案应在形成或获得实物一个月内向本单位档案部门移交，任何单位、部门或个人不得将实物损坏、私存或转送他人。
2.2.2 归档实物没有明确标明主题和时间的，移交单位或个人应在移交时对实物的主题和时间进行说明。
2.2.3 归档的实物档案应保持整洁、无破损。
2.3 移交接收
2.3.1 各单位档案部门对应归档的实物档案进行检查，确保实物档案符合归档要求。
2.3.2 移交实物档案时，应办理移交手续，清点后交接双方在移交清册上签字。
3 整理
3.1 分类
实物档案原则上按实物形状分类，实物形状具体分为平面实物、立体实物等类别。
3.2 编号
3.2.1 实物档案按实物形状结合级别，依其时间先后顺序排列。
3.2.2 实物档案按平面实物、立体实物分别从“1”开始编制流水号。需进馆与不需进馆的实物档案应分别编号。
3.2.3 实物档案应以“件”为单位按一件一号原则进行编号，并在实物上粘贴归档章（见附图1）。平面实物将归档章粘贴在实物右下方，立体实物将归档章粘贴在实物底部。归档章项目包括全宗号、目录号、案卷号。
3.2.3.1 全宗号：同级档案馆给立档单位编制的代号。
3.2.3.2 目录号：全宗内所属目录的编号。
3.2.3.3 案卷号：按分类方案，每件实物档案的流水编号。
3.2.4 归档章项目应用阿拉伯数字填写，书写材料应符合档案管理要求。
3.3 编目
实物档案应按分类编号要求，将目录录入计算机，编制实物档案案卷目录（见附图2）。实物档案案卷目录包括案卷号、受奖单位、题名、授奖单位、授奖年度、期限、类别、备注等项目。
3.3.1 案卷号：填写实物的件号。
3.3.2 受奖单位：填写立档单位名称。
3.3.3 题名：填写实物名称。
3.3.4 授奖单位：填写实物制作、颁发单位。
3.3.5 授奖年度：填写实物制作、颁发年度。
3.3.6 期限：暂空。
3.3.7 类别：填写实物档案的种类名称，如：证书、奖状、锦旗、奖杯、牌匾、纪念品、宣传品。
3.3.8 备注：填写需要说明的事项。
4 保管
4.1 实物档案一般应专柜保管，对贵重的实物档案，要采取相应措施确保安全，移出档案室必须要履行签字手续。
4.2 对实物档案应定期清点，做到帐物一致，发现问题及时查对清楚。
4.3 实物档案应保持整洁，定期除尘，避免褪色，确保实物档案完好无损。
4.4 存放锦旗、证书等易虫蛀的橱柜，要投放防虫剂；
4.5 实物档案应使用数码相机数字化，并将形成的数码照片按《青岛市机关数码照片档案管理规范（试行）》要求整理。
4.6 奖状可卷成筒状保管，锦旗也可卷成筒状保管或折叠后放入档案盒保管。
5 利用
5.1 利用实物档案必须严格履行登记手续。
5.2 利用实物档案原则上只能使用实物照片，如确需使用实物档案原件，须写明利用目的，经本单位分管领导批准方能利用。
5.3 归还实物档案时，档案管理人员应对归还的实物档案仔细检查，核查无误后方可签字注销。如发现损坏，应立即追究责任。
6 移交进馆
6.1 移交进馆时间
属于进馆范围的实物档案，应随本单位其他门类档案定期向青岛市档案馆移交。
6.2 移交进馆要求
实物档案移交进馆时，一并移交下列材料。
6.2.1 机读实物档案案卷目录。
6.2.2 计算机打印实物档案案卷目录三套。
6.2.3 进馆说明。
附图1：
归档章样式
全宗号 目录号 案卷号
附图2：
实物档案案卷目录样式
案卷号 受奖单位 题 名 授奖单位 授奖
年度 保管
期限 类别 备注
