电子档案整理需要注意的问题

（一）电子档案的整理适用对象？ 

    针对学校电子档案的整理，包括：能印成纸质和不能印成纸质的（如录音、录像、多媒体、多维设计文件等）电子档案，且与档案实体档号和内容一一对应。

    资料型电子文件，不属于本规范适用范畴，但可参照本规范进行整理。

（二）文件夹的设置可否只建立一级文件夹，在《归档电子文件目录》中如何填写文件夹号？ 

可以。文件夹的表达形式实际上就是档号。填写《归档电子文件目录》中的“文件夹号”，与如何建立文件夹无关。比如：

    我们前面演示的采取立卷方式建立了某教师的业务案卷文件夹，不管如何建立都应填写为“JX1811001001”。其中，18是教师业务档案类目号，11是科组代号，左起第一个001是某位教师的代号，末后的001是案卷号。

    当然，文件夹的设置模式可在“载体标签.DOC”中说明一下。

（三）《归档电子文件目录》是按档案门类编写，还是按载体编写，一个载体内有几个《归档电子文件目录》？

《归档电子文件目录》按载体编写，一个载体只有1个《归档电子文件目录》，存放在载体的根目录下。

（四）设校区时，是否也应设置校区文件夹？

如果归档电子文件的文件夹是多级建立，自然可以增加一个校区号作为文件夹。即文件夹的建立应与档案实体分类和保管单位一致，但文件夹最多设置到三级。

（五）目前学校电子文件有脱机备份，但其中的电子文件没有按规范整理。如果要按规范整理有困难，可否考虑从2015年9月1日后开始做？

可以。前提是存量能满足检索利用。

    但是，解决电子档案存量部分规范整理的问题也是档案综合管理的重要部分，且要满足相同内容的电子档案至少一式两套，一套封存，一套提供利用。这项工作应由学校有一个统筹的解决方案。

（六）由于载体编号为大流水号，如何避免重号？

在本单位电子档案管理制度里明确：制作电子档案脱机备份时，经办人员应查看《归档载体目录》，以确定新增载体的编号，并将新增载体的编号等情况写入《归档载体目录》。

    “载体标签.DOC”是万一载体外贴标签脱落，也能方便地确认载体的序号，这跟档案库房要编号且建立库房索引是一个道理。

（七）如果没有相对应的非电子档案，则如何设置文件夹？ 

本章建立文件夹的要求：一是与档案分类一致，即最低一级文件夹为案卷文件夹（立卷时）或保管期限文件夹（按件整理时）；二是与相对应的非电子档案的档号一致。

    如果已经保存在档案室的电子文件是：一、没有相对应的非电子档案；二、载体存储有自己的系列文件夹。只要是需归档的电子文件仍须按本章要求进行整理，属资料型的电子文件可自行列方案管理。

（八）电子档案的管理有哪些要求？ 

   1、《磁性载体档案管理与保护规范》（DA/T 15-1995）要求详见“7 磁性载体档案贮存与保护”。适用于磁盘、磁带（录音带、录像带）。文

    2、《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》第一部分：电子文件归档与档案管理（GB/T17678.1-1999）要求。文

    3、《电子文件归档光盘技术要求与应用规范》（DA/T 38-2008）要求详见“9、归档光盘的保存、使用和维护”、“10、归档光盘保存、工作和检测的环境条件”。    

（九）光盘数据有效性保证的要求？

光盘归档寿命，是指光盘从归档开始到寿命终止的技术指标这段时间。

    有效性指电子文件应具备的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。

    《磁性载体档案管理与保护规范》（DA/T 15-1995）要求 。文

    《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》第一部分（GB/T17678.1-1999）要求 。文

    《电子文件归档与管理规范》（GB／T 18894-2002）文

    为保证电子文件的有效性需进行转换和迁移。

关于电子档案的转换和迁移

转换（conversion）：在维护真实性、完整性、可靠性和可用性的前提下，将电子文件或电子档案从一种载体转换到另一种载体或从一种格式转换成另一种格式的过程。

迁移（migration）：在维护真实性、完整性、可靠性和可用性的前提下，将电子档案从一个系统转移到另一个系统的过程。

（十）关于电子文件销毁的问题？

鉴定  

    电子文件归档时，要按有关规定和本单位鉴定销毁制度对电子文件的真实性及有无必要归档进行严格的鉴定检测，不能失之过严或过宽。避免到期即毁。

销毁  

    电子文件及归档电子文件在销毁前，必须要进行编目造册，经有关部门批准后，方可进行销毁。在销毁时，对于非保密性的电子文件、归档电子文件，可以用逻辑删除的方法。对属于涉密的归档电子文件，必须连同存储载体一起销毁。

（十一）档案管理员需注意的问题

1、在原来只是对纸质文件进行收集、整理、分类、编目、立卷、归档的基础上，还需要建立健全电子文件归档制度并以单位名义签发，做好对电子文件的收集，依据制度督促电子文件产生部门及时移交电子文件到单位档案室。

    2、按电子档案管理的规范要求实施本单位电子文件标准，特别是归档电子文件的格式。

    3、对移交档案室的电子文件进行完整性、有效性、真实性的验证，并确保归档电子文件处于无毒状态。

    4、对移交的电子文件进行著录工作，如果只有电子文件的要根据本单位制度规定判定是否需要打印纸质文件同时保管，比如可规定短期的、资料性的电子文件可以不用印成纸质归档。

    5、对移交的纸质文件进行著录工作，如果移交的只是纸质文件，则要根据本单位制度规定判定是否需要对纸质文件进行扫描，以实现对档案信息全文检索的功能。

    6、在做好对档案资料的防虫、防蛀、防霉、防失窃的保管工作的同时，也要做好电子档案防病毒及备份工作。

    7、对移交的电子文件做好登记工作，在每份电子文件移交清单上要详细记录电子文件的元数据内容等。

    8、对已实现计算机信息管理系统管理档案的单位要设置好用户权限，以防档案信息泄密；在单位人员申请档案查看审批时，档案管理员要根据审批单内容及时给予处理。