制定文件归档范围和档案保管期限表

档案保管期限表是以条款或表格形式列举档案的来源、内容和形式，并指明其保管期限的一种指导性文件，它是鉴定档案保存价值和确定档案保管期限的依据和标准。

参考：

• 《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》附件：“企业管理类档案保管期限表”（10号令）

• 《企业档案工作规范》附录A“企业文件归档基本范围与保管期限参考表”

（一）文件材料的归档范围的确定

归档范围的确定就是要明确哪些文件材料必须归档（永久保管的），哪些应该归档（定期保管的），哪些可不归档。

企业文件材料的主要归档范围包括：行政管理、经营管理 、生产管理、党群管理

1、行政管理：

  一是企业组织机构设置材料，

  二是总经理办公会、党政联席议文件材料（会议记录、记要、决议、决定等）及博览会、论坛、学术会议材料,

  三是文秘、劳资、人力资源、法律、外事公关、审计、机要、档案、保卫、社会保障、教育培训等工作形成的文件材料。

2、经营管理：

   一是董事会、监事会、股东会形成的文件（会议记录、纪要、报告、决议等 ），企业年度计划及中长期规划、经营决策、企业改革、公司上市等文件材料；

   二是企业资金、税务等财务管理文件材料；

   三是企业房产土地、投资、产权等资产管理文件材料； 

   四是企业资本变动、融资（股票）、物资管理、市场开发和营销、售后服务管理、合同管理、信誉管理（企业认证、达标的资格证书及商标等）、知识产权管理等文件材料。

3、生产管理：

     包括生产组织，质量管理，设备管理，能源管理，科技管理，计量、环保、标准和信息化管理，安全生产和消防等形成的文件材料。   

4、 党群管理：        

     包括党、团组织，工会，女工，民主党派，民间团体，计生，纪检监察，宣传统战等工作形成的文件材料。

熟悉应归档文件材料的来源

熟悉不归档的文件材料：

（1）上级普发性、不需办理的文件材料。

（2）未定稿文件；

（3）重份文件及机关内部门往来文件；

（4）未生效的合同、协议、单据；

（5）没有查考利用价值的事务性、临时性文件；

（6）公司以外单位交换来的材料（为参考目的从各方面收集的文件）

容易遗漏的内容：

（1）无相应纸质或确实无法输出纸质的电子文件

（2）资本经营工作文件材料

（3）客户管理工作文件材料

（4）保密管理文件材料（密件）

（5）风险和内控管理工作文件材料

     ……

（二）期限表中文件材料的排列和组织 

文件材料归档范围与档案保管期限表中的文件材料组织有两种体例：

一是按部门或机构排列；

二是按职能或问题排列。

（三）期限表中保管期限的处理

1.  10号令对企业档案保管期限的设置进行重新规范。保管期限由原来的永久、长期、短期三分法改为两分法即永久、定期，定期实行标时制，即30年、10年。

2.  有几类文件材料的保管期限是相对比较固定的：

•       计划和总结

•       规章、制度、标准

•       员工招聘方面的文件材料

•       劳动合同等与人员有关的文件材料

（四）编制期限表时几个需要注意的问题：

1.  涉及国家和企业秘密的企业产权、债权债务、营销策略、核心技术等方面的档案要永久保存。

2.  10号令的附件中有标准的收集范围和期限，但各单位一定要在此基础上结合本企业的实际情况进行细化和修改完善，制定属于本企业的个性化的期限表。

3.  企业在编制文件材料归档范围和档案保管期限表时，应全面分析和鉴别本企业形成的文件材料的现实作用和历史价值，统筹考虑纸质文件材料与其他载体文件材料的管理要求，准确界定文件材料的归档范围和划分档案保管期限表。

4.  期限表在执行之前，必须经过全公司征求意见，最好经档案鉴定委员会同意，并以公司的名义正式印发，全体人员执行。

企业资本结构或主营业务发生较大变化时，应及时修订和完善文件材料归档范围和档案保管期限表。