文件材料归档整理的几个概念

1. “企业文书档案” 

       企业文书档案是企业在研发、生产、服务、经营等管理活动中直接形成的对社会和本单位有保存利用价值的各种形式和载体的历史记录。

2、“归档文件”       

        立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、具有保存价值的、应作为文书档案保存的文件材料。

        文件材料转化为档案必须具备三个条件：

     一是办理完毕的文件材料才能归档；

     二是对今后工作有参考利用价值的文件材料必须归档；

     三是经过系统整理集中保存的文件材料最终成为档案。

3、 “件”            

          “件”作为归档文件的整理单位，一般以自然件为一件，具体情形：

      1、单份文件，一份文件为一件:正本与定稿、正文与附件、原件与复制件、转发文与被转发文，报表、名册、图册为一件

      2、套性材料：会议记录、会议纪要、刊物一次（期）为一件

      3、来文复文：请示与批复、函与复函视情况为一件。      

             [来文与复文（请示与批复、函与复函）视具体情况为一件或两件，即当年有批复的，与请示并为一件；否则，当年请示作一件。次年有批复的，批复作一件，但要在请示、批复归档文件目录备注栏中分别注明。]

4.“归档”

          归档指各部门将收集齐全的文件进行分类整理后，按规定的时间移交档案室集中保管。

           具体整理要求来源于《广州市执行〈归档文件整理规则〉实施细则》（穗档[2002]4号）