电子档案管理讲义

几个常识

• 管好电子档案需要电子档案管理软件，手工管理电子档案难以满足国家档案局的要求，难以满足现实档案管理对“收、管、存、用”的各方面要求。

• 使用电子档案管理软件，不等于减少档案管理的工作量，需从综合管理效益、今后管理效率、检索方便等多方面看待。

• 电子档案管理软件是信息管理软件，具备通用的“增加、删除、修改、查询、统计、安全管理”等方面的功能需求。
  

• 电子档案管理软件具有行业特点，删除、修改少，查询多，权限控制要求高，注重长期保管和长期可用。

电子文件的准确性（真实性）、完整性、可用性和安全性，移交前由形成部门负责，移交后由档案部门负责。

电子档案管理系统的安全保护等级共分五级：

电子档案管理的安全策略

• 物理隔离技术措施：网络隔离措施，如扫描加工网络与档案管理系统使用的网络不能有物理连接、涉密信息网络与互联网不能有物理连接，黑客威胁无处不在，美国国防部、NASA都无法杜绝。离线备份

• 数据管理安全措施：合理设置系统操作人员权限，系统运行维护权与数据管理权分离、数据管理权与数据操作权分离。

数据备份

• 《电子文件归档与管理规范》规定：把带有归档标识的电子文件集中，拷贝至耐久性好的载体上，一式3套，一套封存保管，一套供查阅使用，一套异地保存。对已加密电子文件，则应在解密后再制作拷贝。

• 归档电子文件脱机备份在实际工作中容易被忽视。

• 异地备份要求：省以上档案馆选择相距300公里以上，不属同一江河流域、同一电网、同一地震带的地方为宜。地级、县级档案馆由省级档案行政管理部门确定。

电子档案的有效性保证

• 每年对电子文件进行一次检查登记，如不兼容，进行载体转换工作，原载体保留时间不少于3年。

• 对磁性载体每满2年、光盘每满4年进行一次抽样机读检验，抽样率不低于10%。

• 对磁性载体上的归档电子文件，应每4年转存一次，原载体同时保留时间不少于4年。

电子档案的鉴定

• 电子文件在整理和清理时都需使用鉴定与检测技术

电子档案的销毁

• 归档电子文件在销毁前，必须进行编目造册，经批准后方可进行销毁

• 非保密性文件，逻辑删除

• 涉密文件，连同载体一起销毁

电子档案的利用审核

• 电子档案归档时，电子文件形成单位确定电子档案开放的范围、时间，档案管理部门对照利用申请者的情况确定是否提供利用

• 档案管理部门根据利用申请者的情况和电子档案的内容等情况，确定是否提供利用

• 必要时征求电子档案形成单位的意见

• 电子档案的利用需办理申请登记手续（阅览、复制）

电子档案的利用方式

• 电子档案提供利用以网络利用为主，充分利用数字信息和网络技术的特性，实现信息公开、共享，做到高效、高质

• 档案管理部门内提供利用

• 政务网内提供利用

• 互联网网站提供利用