机关文书档案管理-归档文件编号与编目

    编号

    归档文件按分类方法和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。

归档章样式

    归档章内容 

    1.全宗号：档案馆或上级单位给立档单位编制的代号。（没有号的暂不用编）如因机构改革单位有撤并等情况的，如：人力资源和社会保障局是由原人事局和社会保障局合并的，所以新组建的单位的全宗号就不能延用原来的全宗号。

    2.年度：文件形成年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如：2016。

    3.保管期限：归档文件的保管期限。如：永久、30年、10年。

    4.机构或问题:

    按机构分类的填写内部机构名称。

    如：办公室、监督指导处、组织人事处等。

    按问题分类的填写类别名称。

    如：党务工作、行政管理、群团工作。

    5.件号

   （1）按年度—机构（问题）—保管期限进行分类编件号：

    按年度-机构-保管期限

  2016年—办公室—永久   1、2、3……;

  2016年—办公室—30年   1、2、3……；

  2016年—办公室—10年   1、2、3……。

  2016年-行政管理-永久  1、2、3 ……；

  2016年-行政管理-30年  1、2、3 ……；

  2016年-行政管理-10年  1、2、3 ……。

 （2）按年度—保管期限进行分类编件号：

  2016年—永久   1、2、3……；

  2016年—30年   1、2、3……；

  2016年—10年   1、2、3……。

（室编件号由档案室编制；馆编件号是进馆时按档案馆要求编制。）

归档章式样

 “年度—机构（问题）—保管期限”归档章式样

 “年度—保管期限”归档章式样

   编目

   1、编制归档文件目录，包括：件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等。

 （1）件号：文件的排列顺序号。

 （2）责任者：制发文件的组织或个人。使 用全称或通用简称。

 （3）文号：文件的发文编号   

 （4）题名：文件标题。如果自拟标题的外加“[ ]”。

 （5）日期：文件的形成时间。以8位阿拉伯数字标注年月日，如：20181108。

 （6）页数：每一件归档文件的总页数。文件中有图文的页面为一页。将构成该件的各文件页数作为该件的页数，不需续编页码。

    编写归档文件整理说明

    归档文件整理说明的内容包括：立档单位全称（规范简称）、成立时间、沿革，本年度内设机构及单位主要领导人变化情况、本年度立档单位主要工作概况、本年度各类文件材料归档情况（含归档工作的组织情况、文件材料完整与否、档案数量、需要说明的问题等）。