机关文书档案整理的几个基本认识

（一）所指“机关”的范畴。

    所指的机关包括党委、政府、人大、政协、团体机关，具有行政职能的事业单位、自治组织。

（二）七个基本术语 

   《档案工作基本术语》DA/T1-2000

    1、专业档案  2、档案整理  3、立档单位

    4、全宗         5、档号         6、全宗指南  

    7、全宗卷

档号编制的基本原则：

    一个全宗内各门类档案的分类号与目录号不重复、一个目录号内案卷号不重复、一个案卷内文件序号不重复、一份（件）文件的页号不重复。（见《档号编制规则》DA/T13-1994）

划分全宗：

    主要是看立档单位是否有根本性的变化，这种根本性的变化主要包括政治性质、基本职能等。在政治性质不变的情况下，就看基本职能有无根本变化，如撤销、新成立（含临时机构）、合并等。 

（三）接手档案工作的一般准备

1、具有档案专业学历证明或取得档案岗位培训证书，对国家、本地区、本行业有关档案方面的规定、规范等基本掌握；    

2、了解本单位已有的档案管理制度和档案实体，对不明白的问题，或者是自身无力解决的问题等，善于借力；     

3、按经审核同意的本单位文件材料归档范围收集应归档的文件材料；    

4、区分全宗（有没有多全宗的情况？）

5、一个全宗档案的整理。

同一全宗里的分类方案应保持相对稳定。 

(四)文书档案的一般理解:

    文书档案是反映党务、行政管理等活动的档案。

    它是综合反映本单位党政工团及业务活动等各方面总体情况，记录本单位发展过程和基本历史面貌的一类档案，是全部档案的一个重要组成部分。    

（五）文件转化为档案的基本条件：

－－文件－－ 

1、办理完毕；

2、保存价值；

3、系统整理、移交归档。

－－档案－－

（六）文件运转程序

收文登记簿

收文处理单或者内部事务呈批单