文书档案编目

编目即编制归档文件目录。有手工填写与计算机录入（档案管理软件著录或EXCEL表）

一是按归档章上的年度、机构、保管期限录入年度、机构、保管期限：

二是录入件号：按件号顺序录入。

三是录入责任者：是指制发文件的组织或个人，

  即文件的发文机关或署名者。

(1)填写责任者项时一般应使用全称或通用简称，注意不能使用“本部”、“本局”、“本公司”等含义不明、难以判断的简称。

  表明归档文件目录编制对象是每件归档文件。  

(2)联合发文时一般应将所有责任者照实抄录，责任者过多时可适当省略，但立档单位是责任者的必须抄录，以体现“以我为主”的精神。  

(3)机关内部文件等，常会出现未署责任者的情况，编目时应尽量根据文件内容、形式等特征考证出责任者后填写。

四是录入文号：即发文的字号，一般由机关代字、年度、顺序号组成。应照抄文件上的文号。

  如“某信息化[2004]28号”等。

五是录入题名：要注意对题名不准确的订正。

• 例一：“××市档案局关于转发档发[1999]180号文件的通知”    

  应重拟题名并抄录为：

   “××市档案局关于转发[××省档案局关于加强汛期档案安全管理的几点意见]的通知”

• 例二：

  “××市档案局通报”

应重拟题名并抄录为：

   “××市档案局[关于市直机关达标升级情况的]通报”

录入题名时，为方便检索，类似的问题要注意：

(1)会议记录须重拟题名时，应写明会议的时间和主要内容。

(2)有些归档文件的附件独立性强，如目录中只著录正件题名，不能反映出附件的内容，可在正件题名后抄录附件题名，外加“（  ）”号。

    如：“关于进一步加强我市精神文明建设的决定（附：市民公约）”。

六是录入日期：文件的形成时间。即发文时间（文件的落款时间）。用8位阿拉伯数字标注年、月、日，如2004年3月19日，标注为20040319

七是录入页数：填写每件归档文件的总页数。

              文件中有图文的页面为1页。

八是录入备注：

    备注项用于录入归档文件需要补充和说明的情况，包括密级、缺损、修改、补充、移交、销毁、互见等等。

计算机录入

    先将所有应著录的项目录入档案管理系统或EXCEL表。@ 再通过设定的目录格式打印“归档文件目录”。