企业档案管理的基本要求
企业档案管理的基本要求：
（一）公文办理要规范
（二）档案管理制度要健全
（三）档案的收集与归档渠道要顺畅
（四）档案整理要规范
（五）档案保管要保证安全
（六）档案利用要积极主动
（七）档案移交要手续完备
（八）档案鉴定与销毁要按规定程序定期开展
（一）公文办理要规范
公文办理一般包括：
收文：登记－分办－批办－承办－催办－办结－归档
发文：拟稿－审核－签发－登记发文字号－用印－传递－归档
源头控制：归档工作应该由收文、发文的经办人员主动完成，方能确保归档的齐全完成。
（二）档案管理制度要健全
制度一定要切合本企业的实际情况。
（三）档案收集与归档渠道要顺畅
1.明确收集归档范围
凡在本企业各项活动中直接形成的对企业和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同载体的文件材料要收集齐全。档案部门应该联合其他各部门共同制定《文件归档范围和档案保管期限表》，让企业每一个人明白自己在工作过程中产生的哪些属于归档范围。
（包括非红头文件，包括涉密文件，等等，各部门不得设立档案私库）
2.明确归档职责
企业应该建设良好的档案工作组织架构，明确各业务部门和档案部门的各自职责。
3. 严把归档质量要求
归档材料应是原件，能准确反映本单位党务活动、行政管理和其他各项活动的真实内容和历史过程。
归档材料必须要素齐全完整，正文（签字、盖章）、附件、呈批表及相关的文件钧应作为一份文件归档；请示和批复也要一起归档，对于确实没有批复的请示件，应该移交档案室时做出相应的说明；业务档案必须应经过系统整理后移交归档。
声像档案和实物档案必须由形成者按要求写好说明后移交档案室归档。
纸质归档要注意打印质量和装订材料，电子归档要注意像素和归档格式，等等。
4.了解涉密文件归档管理要求
严把入口。收文单位对普发性不需办理的涉密文件不归档。
统一整理。在同一年度里，涉密文件和非涉密文件一起整理，统一编号。
实体管理。同一保管期限中，涉密文件集中排列在期限的最前或者最后边，单独装盒，并在档案盒背脊最下方标注“密件”字样。
如档案库房不完全符合保密要求，应单独采用保密柜保管。
5. 疏通归档渠道
（四）档案整理要规范
各企业应该参照《广州市企业档案管理分类方案》（穗档[2010]22号）的格式，结合本单位的实际情况，制定适合本企业的《档案综合管理分类方案》，特别注意产品档案、业务档案的细分类要科学合理。
在档案的整理过程中，除了档号的编制方法和业务档案、产品档案的组卷原则是由每个企业自己制定的《档案综合管理分类方案》来个性化设置之外，其它各门类档案的整理中各个环节，包括拆钉、修整、装订、排列、编目、目录夹、装盒、档案盒的标识、排架等，国家和广州市档案行政管理部门都有标准和规范，各企业应该按照规范来执行。特别是属于国家档案馆进馆范围的单位，必须按照进馆标准进行整理。
身兼数职的档案员可以把档案整理工作外包。
（五）档案保管要保证安全
1. 档案用房
档案用房的布局应遵循功能区分原则。
标准布局：有条件的企业，办公室、阅览室和库房三分开。
2. 档案设备与安全控制
配备铁制装具及计算机、空调机、抽湿机、温湿度记录仪等设备，采取措施，满足温湿度控制和防盗、防火、防潮、防光、防尘、防虫、防鼠、防高温等“八防”档案保管技术要求。
3. 档案工作人员应定期对档案保管的状况进行检查和清点，并作记录，发现问题要及时向分管领导汇报，同时采取措施进行抢救。
4. 运用先进的档案管理系统管理档案，实现文档一体化管理。档案信息化要与企业信息化同时规划、部署并推进。
5. 定期完善档案管理全宗卷和统计台账。
（六）档案利用要积极主动
档案室工作人员应熟悉室藏档案，为单位提供及时、有效的服务。
首先，积极做好档案的提供利用工作（ 随着档案信息化建设的不断推进，逐步开展存量与增量档案的数字化工作，从而可以通过系统实现全文检索，提高利用效率）。
其次，做好档案编研服务工作（全宗指南、组织沿革、大事记、基础数字汇集、利用事例、专题介绍等）。
（七）档案移交要手续完备
1.企业内部各部门应定期向档案部门或档案工作人员移交档案或目录，并办理移交手续。移交清册一式两份，一份由档案部门保存，一份档案形成部门自查。
2. 配合档案馆的进馆计划定期向同级档案馆移交。
3. 企业档案工作人员调动工作，必须办理档案交接手续，才能调离。
（八）档案鉴定与销毁要按规定程序定期开展
鉴定分为两个内容：归档鉴定和销毁鉴定。
鉴定是为了平衡“保证档案齐全完整”和“缓解档案库房压力”的利器，责任重大。
企业应成立档案鉴定小组，按规定对保管期满的档案进行鉴定。
档案销毁时，鉴定小组应指定两人进行监销，并在销毁清册上签名，销毁清册永久保存。
