设备档案管理-归档范围、归档时间、归档要求

规范依据

          1.《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局8号令）

          2.《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》（国家档案局10号令）

          3.《科学技术档案案卷构成的一般要求》  （GB/T 11822—2008）

          4《广州市档案管理规定》（广州市人民政府令第132号，2015年9月30日发布）

          5.《广州市执行〈归档文件整理规则〉实施细则》（穗档[2002]4号）

一、设备仪器档案的概念 

       设备仪器档案是指 单位在科学研究、生产、建设和办公等工作中所用的各种机械、动力、试验、测试仪器等随设备仪器来的或自制、安装、调试、使用、维修过程中所形成的图纸、技术文件、电子文件、照片、录像等文件材料。

二、归档范围

       设备仪器档案的归档范围原则上需根据档案行政管理部门和本行业系统的有关规定，结合本单位固定资产管理的要求，以设备仪器的购置价格或吨位、技术等级、重要程度等来确定。在明确归档范围的同时，须制定归档时间、归档要求。

       纳入本单位设备仪器档案归档范围的重点：

       （一）自制设备、仪器的申请报告、计划、任务书、批复；设计方案、设计说明书、设计图、设计计算数据等文件材料。

       （二）购置、引进设备仪器的申请报告、批复、合同、协议、来往信函、图纸和招标、报关等文件材料。

       （三）设备仪器的随机资料清单、装箱单、出厂合格证、验收单；安装图、原理图、附件图；电子文件；使用维护说明书等。

       （四）设备仪器安装调试运行记录和检测报告。

       （五）设备仪器操作规程和履历表。

       （六）设备仪器大、中修记录，故障分析处理文件。

       （七）设备仪器报废申请、鉴定材料、批复（或处理结果）。

三、归档时间

        （一）自制设备仪器形成的文件材料在设备仪器鉴定验收并交付使用后一个月内由主办部门整理后归档。维修形成的文件材料，维修结束后一个月内归档。

        （二）设备仪器开箱验收（或试制鉴定验收）时，本单位主办部门通知档案部门派人参加。原件移交档案室归档，档案室提供复制件使用；需翻译成中文的，待翻译工作完成后即归档；安装调试形成的文件材料在调试结束半年内归档；维修形成的文件材料，维修结束后一个月内归档。

四、归档要求 

       （一）设备仪器文件应字迹清楚，图形线条及标注清晰，图表整洁，签字盖章手续完备，用纸规格符合科技图纸管理的要求。文字及图纸的表述与设备仪器实体一致。

       （二）图纸出图必须清晰。图纸有重大改变，或变更部分超过图面1/3的，应当重新绘制。

       （三）归档的文件材料应为原件。