设备档案管理-设备档案整理方法
对收集起来应归档的设备仪器文件材料进行分类、组卷、编目，使之有序化的过程，称为设备仪器文件材料的整理。
（一）组卷
每一台设备仪器文件材料按购置（自制设备的立项）申请、外购设备开箱验收（自制设备的设计、制造、验收）、设备安装调试、运行、维护等顺序进行组卷和案卷排列。
（二）卷内文件排列
原则上按文件材料形成时间的先后顺序排列。有密切联系的文件材料通常是：批复在前、请示在后；正文在前、底稿在后；有译文的外文资料，译文在前、原文在后。图纸与文字材料组成一卷的，文字材料在前，图纸在后。
（三）编制卷内文件页号
卷内文件材料中有图表、文字的页面编制页号。每卷从“1”开始单独编页号。
页号编写位置：单面书写的设备文件材料在其右下角编页号；双面书写的设备文件材料，正面在其右下角，背面在其左下角编页号。需要装订的图纸页号编制在折叠后的图纸右下角标题栏外。
成套图纸或印刷成册的设备文件材料，自成一卷的，原目录可以代替卷内目录（但需要另外打印一份用以编制设备档案目录）的，不必重新编写页号；与其它设备文件材料组成一卷的，应排在卷内文件材料最后，将其作为一份文件填写卷内目录，不必重新编写页号。
案卷封面、卷内目录（含原有图纸目录）、卷内备考表不编写页号。
（四）编制档号
设备仪器档案的档号简化为“分类号”加“案卷号”，中间用短横线分隔。
编制机关设备仪器档案档号：
对于设备特别少的机关单位则不用设置一级属类
编制企业设备仪器档案档号：
编制学校设备仪器档案档号：
学校设备仪器档案的档号要反映设备仪器购置的年度，同时采用双位码编号方式。
某学校2001年购置了两台设备仪器，甲设备仪器有3卷，乙设备仪器有2卷，若只设置到一级属类，则档号的编制方法为：
甲设备仪器： 2001-SB12-01
2001-SB12-02
2001-SB12-03
乙设备仪器： 2001-SB12-04
2001-SB12-05
（五）编制卷内目录
卷内目录是登录案卷内文件提名及其他特征并固定文件排列次序的表格，排列在卷内文件材料首页之前。
（六）卷内备考表的编制
备考表是卷内文件状况的记录单，排列在卷内文件之后。
构成要素：
1.互见号
2.说明
3.立卷人
4.立卷日期
5.检查人
6.检查日期
（七）案卷封面的编制
档号、档案馆号、案卷题名、立卷单位、起止日期、保管期限、密级（本卷设备文件材料没有密级则不用填）。
构成要素：
1.档号
2.档案馆号
3.案卷题名
4.立卷单位
5.起止日期
6.保管期限
7.密级
（八）案卷装订
区分装订与不装订两种情况
需装订的案卷排列顺序依次为：
1.封面
2.卷内目录
3.文件材料
4.备考表
不装订的图纸或书本式的成册件以一盒为一个案卷。
（九）编制分类目录
分类目录是按类别编制的设备档案案卷目录。设备档案分类目录中“类别”填写“设备档案”，各栏目按照设备仪器档案档号的顺序逐栏填写。
（十）案卷装盒和填写盒脊项目
设备仪器档案装盒时，应选择厚度适宜的档案盒，即文件材料少的就选较薄的档案盒。按档号顺序将若干案卷放入盒内，直至盒满为止。一般只填写设备仪器档案盒的脊背项目。
以盒作为案卷封面、封底时，盒面与脊背项目均应填写。
（十一）档案入库上架
（十二）编制设备仪器档案目录
1. 完善档案目录
2. 编制档案目录夹标签
3. 档案目录夹排架
档案目录的组成：目录夹、分类目录、卷内目录
档案目录的组成：目录夹、分类目录、卷内目录
编制档案目录夹标签
1.全宗名称
2.类别
3.全宗号
4.目录号
档案目录夹上架
（十三）设备仪器图纸的整理
1.底图的整理：不宜折叠的底图应平放于底图柜，以套为单位单独保存和管理。底图不能装订，也不能折叠；零号以上底图可通过卷成筒状等方式存放。
设备仪器底图的整理
2.可折叠图纸的的整理:不同幅面的可折叠图纸（如工程图）应统一折叠成A4幅面（297mm×210mm），横向按手风琴式折叠，竖向按顺时针方向向内折，图标栏露在外面（《技术制图复制图的折叠方法》（GB/10609.3—89）
通过折叠应达到的效果
未折叠的图纸
第一次折叠
第二次折叠
第三次折叠
第四次折叠
折叠完成后图纸的大小应与A4纸大小一致
折叠好的图纸可不装订，但要按归档要求逐张编写档号
（十四）对特殊情况的处理
1.与某一设备仪器有关且存放在文书、照片等类的档案，则要在“卷内备考表”的“互见号”填写另外存放档案类的档号和载体类型。同时在卷内文件目录的“备注”中注明。
“卷内备考表”的“互见号”填写
2.自制或外购设备仪器的申请未获批准，而这些文件材料又有保存价值的，如技术数据等，可归入本单位的文书档案保存或归入设备仪器档案的综合类保存。此类文件材料如何分类归档要在建立归档制度时明确，并在全宗指南和设备档案立卷说明中说明。
3.超大规格的书本式成册件，可折叠放入档案盒，不可折叠的可按科技档案盒脊项目内容打印后贴于成册件脊背上，并在成册件最后空白页面上贴上填写好内容的“卷内备考表”。
4.对不装订的成册件，每件文件材料的首页右上角加盖“档号章”，并填写相应内容。一册的页数多时可以一册一盒（卷）；一册的页数少时可以多册一盒（卷）；如果一卷既有文件材料又有几份成册件，采用一盒一卷方式时文件材料存放于成册件之上。
5.与基建档案难以分离的文件材料应归入基建类，如化工装置工程、设备安装工程等。
6.随购置设备而来的电子文件（磁盘、光盘等）、照片、录像的归档可作为该设备档案一个案卷的一份文件填写“卷内目录”；自制设备或设备管理过程中形成的电子文件（磁盘、光盘等）、照片、录像的归档可参考声像档案整理有关要求整理归档。
