实物档案管理-实物档案概念、归档范围、归档时间和要求、保管期限、实物档案分类

一、实物档案的概念

实物档案:指单位在各种活动中形成、接受、获得或征集的各种以实物为载体的，反映单位活动并具有保存价值的历史记录。

实物档案的特点：形式多样、直观、具有一定的宣传性、耐保存性和艺术观赏性

二、归档范围

• （一）荣誉类：本单位获得的具有保存价值的各种证书、奖状、锦旗、奖杯、奖章、奖牌、牌匾等；

• （二）纪念类：本单位举办或承办重大活动形成的具有保存价值的凭证性实物，包括活动纪念品、纪念邮票、题词、字画、组织机构印章等；

• （三）馈赠类：本单位在国内外活动中获赠的以及个人捐赠的具有保存价值的纪念杯、纪念章、纪念册、纪念票证、题词、字画、票证、礼品、工艺品、牌匾等；

• （四）印信类：本单位已宣布停止使用的印信（如旧印章）;

• （五）样本类：本单位在生产、科研活动中形成的具有保存价值的产品样品、标本;

• （六）其他类：其它反映本市经济社会各项事业发展情况和具有历史性保存价值的物品。

三、归档时间和要求

             1、实物形成应及时向本单位档案部门移交，一般不要跨年度。任何单位或个人不得随意将归档实物损坏、私存或转送他人；

             2、收集的实物没有明确标明主题和时间的，移交单位或个人应在移交时对实物的主题和时间进行说明；

             3、归档的实物应保持干净、整洁、无破损；

             4、归档的实物应当拍照归档，形成的照片按《声像档案整理》的要求整理归档，两者之间要建立一一对应的互见关系；

             5、个人在公务活动中获得的奖杯、证书、纪念品等实物档案先由本单位档案管理部门拍照登记，再交由个人保管（根据个人意愿，也可以交由单位保管）;

             6、礼品类的实物档案在分类时要单列出来;

             7、《广州市档案管理规定》第十二条明确，机关、人民团体、国有企业事业单位应当在下列和物品形成或者获得后的5年内向同级国家档案馆移交：

                   ①授予或者赠送市、区人民政府的奖牌、奖杯、奖状、锦旗、荣誉证、礼品等有保存价值的实物；

                   ②本市召开的国际性、全国性、地区性的重要会议及全市性重大活动形成的题词、字画和照片、录音、录像等文字、声像资料；      

                   ③反映本市经济社会各项事业发展情况和具有历史性保存价值的其他资料和物品。

四、保管期限

         市级（含市级）以上单位颁发、授予的各种实物档案，列为永久保管；区级及区级以下单位授予的各种实物档案列为长期保管；其他类实物档案应参照以上所述原则，根据其不同价值确定保管期限。

         实物档案归档范围及保期限表

五、实物档案的分类代号