三种实物档案的整理方法

（一）荣誉性实物的整理

1.分类。实物档案应以“件”为单位进行整理，成套的实物以一件计。一般先按实物的形状和质地分类，分为奖牌、奖杯、奖旗、证书、其它等几类，然后按实物授予者的级别分，从中央到地方各级党委、政府及其部门依次排列。

2.排列编号。按照分类的结果，先给各类实物一个代号，代号根据单位性质不同而定，一经确定下来，就不要随意变动。荣誉类的实物可以先按形状和质地排列，同一类中再按时间顺序排列。

3.编制目录。荣誉性实物档案目录应按件编制，每件写一条目录，内容应包括：类别、档号、案卷题名、颁奖单位、颁奖时间、保管期限、存放地点、备注。

4.奖旗的存放方法

（1）去掉竹杆（或木棒）和流苏；（整理时也可以不去掉）

（2）将奖旗折叠成16K或A4规格，将有字一侧折叠在内，无字一侧折叠在外，注意尽量不要在奖旗上有文字处留有折痕；

（3）将奖旗背面（右上角）贴有“实物档案小标签”的地方露出在面上；

（4）将折叠好的奖旗装入档案盒中；

（5）在档案盒背脊填盖盒内所装实物档案的目录号、案卷号等项目。

（二）字画的整理

1.分类。将字画分为题字和画作两大类，字画数量很少的单位也可以作为一类。

2.裱装。收藏的字画一般都要进行裱装，经过裱装后，卷起来放入特制的盒子中，或再用衬纸包住。

3.排列编号。根据分类情况而定，如分两类，则编两个流水号；如作为一类，则按接收先后大流水编号，每一件编一个号。

4.编制目录。目录格式可套用文书档案卷内目录。 将责任者视为字画作者，页号可填写字画编号，备注可填写字画的规格。

（三）旧印章的整理

1.分类。印章的分类方法很多，如按制作材料分，有木印、石印、骨印、钢印、铜印、塑料印等；按形状分，有圆印、方印、棱形印；按印文的制作方式分，有阴文印、阳文印、阴阳文印；按印文内容的性质分，有机关印、企业印、社团印等等。旧印章数量少的单位，可不必分类。

2.排列编号。旧印章应用一个特制的档案盒进行排放，排放顺序应与分类方法一致；每方印章在排放之前，都应在印模纸上盖上一个印模，然后在印把上贴上编号，同时在印模上填上相应的编号。印章编号后即按编号顺序放入特制的档案盒内。

印章档案盒图样（225㎜×310㎜×85㎜）

3.编制目录。印章应按编号顺序编制分类目录，每方印章写一条目录，目录的项目由顺序号、档号、印文、使用时间、备注组成。

4.印章的存放方法

            旧印章应用一个特制的档案盒进行排放，排放顺序应与分类方法一致；每方印章在排放之前，都应在印模纸上盖上一个印模，然后在印把上贴上编号，同进在印模上填上相应的编号。

         印章编号后即按编号顺序放入特制的档案盒内，印模单独装订成一册或若干册，与其它档案一起存放。

         编制目录。印章应按编号顺序编制分类目录，每方印章写一条目录，目录的项目由顺序号、档号、印文、使用时间、备注组成。