应归档公文的整理和归档

1、  归档公文整理的准备工作

在整理归档公文之前，要做好以下准备工作：

1）  要明确立卷责任；2）要按照立卷的范围把应当归档的公文收集齐全、完整；

2）  编制归档公文的分类方案；

2006年12月18日国家档案局颁发的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》

2、  归档公文的整理方法

目前我国归档案整理方法有立卷整理和按件整理两种。

1）  归档公文的立卷整理

（1）立卷的要求；（2）立卷的方法；（3）进行卷内文件排列；（4）进行卷内文件编号；

       （5）编制卷内文件目录；（6）编制卷内备考表；（7）进行案卷封面的编目；

       （8）案卷或公文的装订；（9）排列案卷；（10）编制移交目录；

3、立卷的要求

   立卷的基本要求（即基本原则）是：按照文件形成的特点和规律，保持文件之间的历史联系，区分文件的不同价值，使组成的案卷便于保管和利用。

   所谓保持间的历史联系，主要是讲文件在来源、形成时间、内容、形式等方面的联系；立卷时应根据不同价值来组卷，不要把不同保管期限的文件混在一起组卷。

3、  立卷的方法

立卷的方法是立卷所采取的方法、程序和手段的总称。

1）  分类组合法；2）一事一卷立卷法；3）“适当分级”立卷法；4）“四分四注意”立卷法；5）“区分文件类型”立卷法；

   4、归档文件的分类

      1）年度分类法；2）机构（问题）分类法；3）保管期限分类法；4）归档文件的复式分类与分类方案