文书档案的整理

1、  文书档案的整理，就是将零散和需要进一步系统化的档案，进行分类、组卷、排列、编目，使之有序化、条理化的工作。

2、  档案整理工作的主要内容是：区分全宗、分类、组卷、卷内文件的整理、案卷封面的编目、案卷的装订、案卷的排列、案卷目录的编制。

3、  档案馆、档案室的档案整理工作的内容

档案馆、档案室的档案整理工作的内容要根据档案的具体情况而定，通常有以下三种情况。

1）  系统排列；2）布局调整；3）全过程整理；

4、  文书档案整理工作的原则

1）  要尊重和维护档案的本质特性，保持档案文件之间的历史联系；

2）  要尊重和利用原有的整理基础；

3）  要从便于保管和利用进行调整或加工；

5、  全宗的定义

全宗就是一个机关或著名人物在社会活动中形成的全部档案。

整理档案必须按全宗整理，同一个全宗的档案不能分散，不同全宗的档案不能混在一起。

无论档案室还是档案馆，凡保存两个以上全宗的区分全宗是档案分类的第一步，只有区分全宗，其他整理工作才能进行。

6、  构成立档单位的条件

构成立档单位是有条件的，主要条件是：

1）  可以独立行使职权，并能主要以自己的名义单独对外行文；

2）  是一个会计单位或经济核算单位，自己可以编造预算或财务计划；

3）  设有管理人事的机构或人员，并有一定的人事任免权；

7、  个人档案

个人档案是对社会有突出贡献或重要影响的个人形成的全部档案，各为一个全宗。

8、  立档单位的变化和全宗的划分

在机构改革、精减中，一些机关单位的增设、撤销、合并及名称改变、职权范围和隶属关系的调整等情况是常有的，在这些变化中，属于根本性变的，应产生新的立档单位和全宗；属于非根本性变化的，则不能成立新的立档单位和全宗。

属于下列情况的为根本性变化：

1）  政治性质变化、新旧政权更迭。

2）  政权更迭中，一些跨政权的企业、学校、文艺团体、政党、宗教等组织，因其属非政权性质的立档案单位，其档案一般仍为一个全宗，不宜将不同政权时期形成的档案划分作不同全宗。其中政治色彩较强，对政权依附较大的立档单位（如军事学院），其档案分别构成全宗。

3）  一些机关基本职能发生变化，变化前后的档案应各自成为全宗。

属于下列情况的为非根本性变化：

1）  机关名称变更；2）机关地址变迁；3）机关领导关系改变；4）机关内部机构增减；

4）  机关短期停止活动，以后有恢复；

9、  全宗的补充形式

档案馆中常常有许多档案无法按全宗进行管理。为贯彻全宗原则，就须采取灵活的、变通的类似全宗的管理形式来处理。具体形式有三：

1）  联合全宗；2）全宗汇集；3）档案汇集；

    10、全宗的排列与编号

       全宗的排列，一般是指档案库房内固定全宗存放位置和排放顺序。

       全宗的编号是给每一个馆（室）藏档案的全宗编一个固定的代号。这个代号叫做全宗号。

       全宗号和排放顺序可以一致，也可以不一致。

    11、文书档案的分类方法

       1）时间分类法；2）来源分类法；3）内容分类法；4）形式分类法；

12、1）案卷目录的编制方法是：案卷目录以全宗内的基本类目为单位进行编制，案卷目录的条目必须按案卷的排列顺序登陆，每本案卷目录必须是从1号卷开始的完整系统。

2）案卷号只能采用自然整数（阿拉伯数字）序列进行编写，不可用代字代码。

3）档号的编制要求是：档号即档案的编号，是全宗号、目录号、案卷号和卷内文件所在的页号或件号的合称。