电子文件的收集

（一） 原则

电子文件收集的范围可按照国家关于文件归档范围的现行规定执行，但还应考虑到以下因素：

1． 文件的复杂程度

2． 文件的管理要求

（二）具体要求

1．记录了重要文件的主要修改过程和办理情况，有查考价值的电子文件及其电子版本的定稿均应被保留。

2．当公务或其他事务处理过程只产生电子文件时，应采取严格的安全措施保证电子文件不被非正常改动，并将其存储于脱机保存的载体上。

3．对在网络系统中处于流转状态，暂时无法确定其保管责任的电子文件，应采取捕获措施，集中存储在符合安全要求的电子文件暂存存储器中，以防散失。

4．收集不同类型电子文件还应注明格式、形成软件及相关信息，原则上要转换成通用格式，如不能转换则需将相关软件或算法一并收集。文本文件以XML、RTF、TXT为通用格式，图像文件以JPEG、TIFF为通用格式，视频和多媒体文件以MPEG、AVl为通用格式，音频文件以WAV、MP3为通用格式。

5．计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的与电子文件处理有关的参数、管理数据等应与电子文件一同收集。

6．定期制作电子文件的备份，并对电子文件进行登记，登记信息与电子文件一同保存。