文件的形成与处理

一、文件的拟写

（一）文件拟写的基础

文件的拟写过程有如下步骤：

1. 领会意图，明确目的

2. 调查研究，获取材料

3. 总体构思，拟写提纲

4. 起草初稿，认真修改

（二）文件拟写的相关规范

1. 行文规范

（1）严格控制发文数量和范围，避免不必要的行文。

（2）除非确有必要，一般不越级行文，以免打乱正常的领导关系。

（3）行文要注意隶属关系。

（4）行文应分清主送与抄送机关。

（5）两个以上的机关单位联合行文，其行文的机关应当是同级机关。

2. 结构规范

公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。

二、文书处理程序

文书处理是指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。文件拟出后，只有经过处理，才能完成它的使命。

（一）收文处理

收文处理是指各单位围绕所收文件进行的一系列工作。主要的工作程序包括签收、登记、审核、分送、传阅、拟办、批办、承办、催办、注办、归档等。

（二）发文处理

发文处理是指各单位在发文过程中围绕着所发文件进行的一系列工作。主要的工作程序包括拟稿、核稿、签发、编号、缮印、校对、用印、登记、分发等。