文件整理与归档

一、立卷

（一）立卷基础

1. 立卷的概念和含义

（1）立卷的概念

文书处理部门或人员将办理完毕的，具有保存价值的文件材料，根据文件之间固有的联系及形成的规律，组成案卷的过程称为立卷。

2. 立卷特征及其运用

立卷特征就是在立卷过程中，按文件的基本特征确定文件分类和组卷的原则和依据。文件一般有问题、作者、名称、时间、地区、通讯者等特征。立卷特征需要灵活和结合运用。

（二）立卷环节的选择

1. 部门立卷

①集中式。是指机关文书部门集中立卷的模式。

②部门式。是指在机关文书部门的组织下，机关的一级内设部门分别立卷的模式。部门式又分为完全部门式和部分部门式两种。

2. 文件处理部门与机关档案室结合立卷

从机关档案室介入立卷工作的深度看，有组织型、分工型、兼职型三种基本类型。

（二）立卷的准备工作

1. 立卷工作会议

参加会议人员为机关分管领导、综合部门（中心机构）负责人、立卷部门人员、档案部门负责人和机关各部门内勤人员等。

2. 立卷业务培训

3. 文件材料的收集和清理

4. 机关档案室在立卷工作中的作用

（1）协助立卷部门组织立卷的准备工作。

（2）进行立卷工作的业务指导和监督。

（3）为机关立卷工作提供良好的后勤服务。

（三）拟订（或修订）立卷类目

立卷类目是机关文件处理部门根据机关工作活动和文件材料形成的规律进行预测，对新年度可能形成的文件材料按照立卷的要求和方法，预先拟制（修订）的新年度归档文件的类目表，又称为案卷类目、立卷条款、立卷计划等。

立卷类目的结构包括类号、类目名称、条款号、条款名称、保管期限、备注等。

（四）平时归卷

就是立卷人员按照当年拟订（或修订）的立卷类目的要求，在日常工作中随时将已办理完毕的文件材料归类、归卷（或组卷），到年终与其他案卷一并归档的一种立卷方法。

（五）卷内文件的排列与编目

1. 排列卷内文件

文件的排列一般是采用几个特征相结合的方法进行，如按问题——时间、名称——时间、作者——时间、地区——时间、通讯者——时间、文件的重要程度——时间，作者——文件重要程度等进行排列，其中用得比较广泛的是按文件的时间先后顺序或按文件重要程度排列的方法。

2. 编页（件）号

3. 填写卷内文件目录

卷内文件目录，是揭示卷内文件内容与成分的一览表，置于案卷卷首，其主要功能是便于查阅、统计卷内文件。卷内文件目录主要包括以下项目：

顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注。

4. 填写卷内备考表

卷内备考表，置于卷内文件之后，用以注明卷内文件及其立卷的状况，以备文件、档案人员和利用者日后查考。卷内备考表包括以下内容：本卷情况说明、立卷人、检查人、立卷时间。

5. 拟写案卷题名

案卷题名的基本结构是：作者（责任者）——内容（问题）——名称（文种）。

6. 填写案卷封面

案卷封面包括以下项目：全宗名称、类目名称、案卷题名、时间、保管期限、件（页）数、归档号、档号。

（六）案卷的排列与编目

1. 排列案卷

排列案卷，就是根据一定的规则，将案卷系统化地排列成有机联系的整体。排列案卷的实质是为了保持案卷之间的联系，更好地为立卷目的服务。按保管期限和组织机构排列案卷是现行机关中最常用的两种基本方法。

2. 编制案卷号

编制案卷号，就是按照案卷的排列顺序给每个案卷分别编号，用以固定案卷的位置。由于排列方法不同，案卷号的编法也各异。

3. 编制案卷目录

案卷目录，即案卷的名册，在案卷经过系统化排列后，对其逐一编号登记成册。案卷目录的编制可以按年度、保管期限、机关内各内部机构分别编制。

二、组件

归档文件整理，即将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。这里的归档文件整理，即组件。

（一）组件的意义

1. 有利于提高和控制档案的质量

2. 有利于在降低资源耗费的同时提高归档文件整理的效率

3. 便于深化档案信息资源的开发、利用和管理

4. 更适应现代化的计算机管理

（二）组件的方法步骤

1. 装订

装订即采用符合档案保护要求的装订材料，将归档文件以“件”为单位固定在一起。

“件”是指实体的文件，一般以每份文件为一件。需要注意的是：文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文可为一件。

2. 分类

规则》推荐了常用的复式分类法，即年度——机构（问题）——保管期限或保管期限——年度——机构（问题）的分类方法。

3. 排列

归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。

4. 编号

编号是编制包括一组数字和字符在内的编号项目，包括：全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、件号等。

归档文件应以分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置上加盖归档章并填写相关内容。此时所编之号称为室编件号。

档案室的档案移交进馆时，因需要再鉴定、整理，文件的位置有所调整而根据新排序所编的件号，称之为馆编件号。

上述编号项目中，全宗号、年度、保管期限和件号是必备项目，各级机关档案部门编号时必须编制。机构（问题）项为选择项。

5. 编目

归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录

归档文件目录的项目包括件号、责任者、文号、题名、日期、页数和备注。

6. 装盒

装盒包括将归档文件按件号顺序装入档案盒、填写备考表、编制档案盒封面及盒脊项目等工作内容。

三、归档

归档是办理完毕且具有保存价值的文件经系统整理移交档案室（馆）保存的过程。

（一）归档范围

根据2006年12月18日颁布的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》规定

（二）归档时间

机关文件处理部门一般应在文件形成后第二年上半年向机关档案部门移交归档。有些专门档案可根据有关专门规定时间移交归档。

（三）归档要求

就是指对归档的档案文件和有关材料的质量要求。主要内容有：归档的档案文件和有关材料应齐全、完整；归档的档案文件和有关材料应符合有关标准及规范；按时归档；严格办理归档交接手续等。

（四）归档工作内容和步骤

包括编制移交有关目录、撰写立卷（或组件）说明、移交等工作。