企业的档案工作必须有相应的档案管理制度作保证，企业应根据国家有关法律法规的规定，结合本企业实际，制定档案管理制度。基本内容包括：企业档案管理规定、各类文件材料的归档制度、档案保管制度、档案利用借阅制度、档案安全保密制度、档案鉴定销毁制度等。（以下提供的是制度中一些要点内容）

    XX市＊＊有限公司档案管理规定

    第一章总则

    第一条　为进一步加强我公司档案管理，尽快实现企业档案工作规范化、标准化和科学化，有效地为我公司生产、经营管理和各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》和上级关于档案工作的有关规定要求，结合本公司实际，特制定本规定。

    第二条　本公司档案工作是我公司各项基础工作的组成部分，是维护单位利益和保证合法权益、提高工作效率和工作质量的必要条件；是记录我公司历史真实面貌的一项重要工作。

    第三条 本公司各职能部室在工作中形成的具有保存价值并按归档制度进行归档的全部档案由综合档案室集中统一管理。严禁将应归档的文件材料存放在任何部门或个人手中，以便维护档案的齐全完整和开发利用。

    第二章档案管理体制与人员配备

    第四条　本公司档案工作坚持集中统一管理的原则，设立综合档案室，隶属行政部领导，负责统筹、组织管理档案工作，在档案业务上接受上级机关和市档案局监督、检查和业务指导。

    第五条　综合档案室和各职能部室应配备适应工作需要的专、兼职档案人员，组成档案管理网络，以便推动本公司档案工作的开展。

    第六条　综合档案室基本任务
    1、宣传贯彻国家档案法和上级档案管理有关规定。
    2、负责收集、整理、保管和统计全公司形成的各种门类和不同载体的档案。
    3、积极开展档案利用工作，采用多种形式提供档案信息，为本公司的生产、管理等各项工作服务。
    4、督促协助档案形成部门做好文件材料的形成、积累、整理、
立卷和归档工作。
    5、档案管理期限，对已超过保管期限的档案，在有关部门配合下，进行档案价值的鉴定工作。
    6、参加科研成果鉴定、工程竣工验收、设备开箱验收等会议，并负责对有关文件材料的完整、准确、系统进行协调工作。
    7、负责与公司所属产权变动单位档案的处置工作。
    8、负责管理与本公司工作活动有关的资料，配合档案提供
利用。
    9、完成领导交办的其他事项。

    第三章文件材料的形成与归档要求

    第七条　凡是我公司在各项工作和活动中形成的、办理完毕具有保存价值的各种载体的文件材料应收集齐全，由各部室兼职档案人员进行系统整理立卷后向档案室移交，并将此项工作纳入各部室有关人员的工作职责和考核之中。

    第八条　文件材料的归档范围具体内容见本公司档案归档范围及保管期限表。

    第九条 各部门兼职档案人员要按照文件材料的自然形成规律实行平时立卷（或预立卷），保证归档文件材料的齐全、完整、准确、系统、便于保管和利用。

    第十条　为加强科技档案管理，凡是基建、科研档案立项后，有关部门把科技档案工作与计划管理、课题管理和成果管理紧密结合，在科技工作与建档工作中必须“四同步”管理。

    第十一条　购进设备仪器开箱验收时有关部门应会同档案部门检查验收有关设备图纸等资料，经清点后移交档案室。

    第十二条　凡归档的案卷，必须遵照文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的历史联系，区别不同价值，便于保管和利用。案卷质量符合标准，由部门负责人签字后，兼职档案人员填写移交目录一式两份，向档案室办理归档手续。

    各立卷部门在案卷装订前，应与档案室取得联系，由双方对案卷质量逐卷认真检查，达标后再订卷，对不符合质量规定的案卷进行返工。为调动兼职档案人员的积极性，档案室定期进行案卷质量评比活动，并对先进部门或个人进行表彰。

    第十三条　根据不同门类档案的要求，归档时间为：
    1、技术档案一般项目，在项目完成后一个月内归档。重点工程或周期较长的项目，可采取阶段性及项目完成后集中归档相结合。
    2、会计档案立卷后在计财处保存一年后的四月份前归档。
    3、其他部门当年的档案在第三年三月份前归档。
    4、声像 档案在照片冲洗加工后，承办单位整理并编写说明，及时向综合档案室归档，或随其他载体档案一起归档。

    第十四条　科研成果鉴定、工程竣工验收、设备开箱，主办部门要通知综合档案室参加验收文件材料。
   
    第十五条　科研项目评奖、工程创优归档文件材料必须完整、准确、系统，经档案室签署意见后，方能申报成果。

    第十六条　各部门工作人员外出参观学习，出国考察和参加各种会议收集获得的文件材料要按规定及时归档。

    第四章档案的整理

    第十七条　本公司在各项工作活动中形成的全部档案为本公司全宗档案，综合档案室对我公司全宗档案进行整理工作。人事档案作为全宗档案内的专业档案进行单独整理保管。

    第十八条　　综合档案室对各部门归档的案卷进行分类、整理、编号，具体编号方法见《天津＊＊有限公司档案分类方案》。

    第十九条　档案室按规定编制档案案卷目录、全引目录、按件归档的档案总目录，以及根据需要编制检索工具。

    第二十条　鉴于会计档案的特点，如需要拆封重整时，档案人员要会同计财处有关人员拆封整理，不能单方面进行。

    第五章档案的保管

    第二十一条　为保护档案的安全，延长档案的寿命，发挥档案的作用，要严格执行《天津＊＊有限公司库房管理》制度，确保档案安全。

    第二十二条　本公司档案必须存放在专用库房密集架和档案柜内。案卷的排列，根据本公司档案的不同门类、载体、保管期限，分别上架排列。符合规范化、标准化、科学化的要求。

    第二十三条　档案库房必须与办公、阅览分开。库房要做到“七防”，即防火、防盗、防光、防尘、防潮、防虫、防鼠等安全措施。档案人员会使用灭火器材，库房内温度保持14—24ºC,湿度保持45 %—60%。

    第二十四条　每年对室藏档案进行一次检查，做到账、物相符，遇有特殊情况要及时检查。对破损、变质的档案要及时进行修补和复制。库存档案发现丢失时，应立即查明原因，报经领导批准后办理注销手续，并将注销手续归入全宗卷保存。

    第二十五条　档案室保存的图纸（正卷），一般不得外借。修改已归档的图纸要保持专业技术委员会批准的“图纸变更通知单”办理登记手续，图纸修改处要标明“修改标记”。

    第二十六条　专、兼职档案管理人员工作变动时，在离岗前要办理交接手续，并交待清楚所保管的档案状况。

    第六章档案的统计

    第二十七条　档案室应按照上级档案部门的规定，建立健全档案统计工作。负责对本公司档案机构、人员、档案的收进、移出、保管、利用等情况的统计，并按时上报档案工作基本情况年报，做到统计数字准确、可靠。

    第七章档案的利用

    第二十八条　开发档案信息资源，为本公司生产、科研、管理服务是档案工作的根本目的。

    第二十九条　档案室根据工作需要，编写具有利用价值的综合性文件汇编、简介和检索工具。

    第三十条　档案人员要熟悉家底，了解需要，积极主动地采取多种形式及时、准确地提供档案、资料，为各项工作服务。

    第三十一条　严格执行档案借阅制度，履行档案借阅登记手续，防止档案丢失。

    第三十二条　借阅档案的人员，对所借档案应负责保密，不得转借他人，不准带出公司外，档案用后要及时归还。如若丢失借卷人应写出书面报告，经领导审批后，送公司保密委员会审理，然后交档案室存档备查。

    第三十三条　遇有需要复印档案材料时，由档案室统一办理，借阅人不得自行复印。

    第八章档案的鉴定与销毁
   
    第三十四条　根据上级有关档案保管的规定，结合本公司档案保管期限表，定期对档案进行鉴定，判定档案的存毁。

    第三十五条　档案的鉴定工作，在主管经理领导下，由行政部部长、有关部门负责人和档案人员组成鉴定小组，按规定对档案进行鉴定工作。对需要销毁的档案进行登记造册，经主管经理审批。

    第三十六条　销毁档案必须严格掌握，对应销毁的档案保存两年后再行销毁，在有关部门配合下，由两名档案人员监销，监销人员在鉴定销毁清册上签字，同时写明销毁方法和日期。

    第九章档案的现代化管理

    第三十七条　为使档案的管理纳入办公自动化系统，本公司文档和科档案卷均输入到文件级，实现档案现代化管理，提高工作效率。

    第十章保密与安全

    第三十八条　档案人员要认真贯彻执行上级和本公司的保密规定和制度，不泄漏档案内容，忠于职守，保护我公司档案不受损失，确保档案安全。

    第三十九条　本公司档案等级划分，按照本公司保密项目和密级划分的规定执行。

    第十一章奖励与处分

    第四十条　在主管经理领导下，行政部部长和综合档案室负责人负责定期或不定期的对专兼职档案人员进行工作考评，对在工作中做出优异成绩的人员，给予表扬和奖励。对工作不负责任，使档案受到损失的失职者给予批评和处罚。

    第十二章附则

    第四十一条　本规定如有未尽事宜或与上级规定有抵触时，按上级文件执行。

    第四十二条　天津＊＊有限公司综合档案室工作程序图。

    第四十三条　本规定从公司批准之日起执行。

    档案安全保密制度

    为确保企业档案信息的安全，制定本制度。
    1、档案管理人员必须严格遵守职业道德、遵纪守法、保守本企业的机密。
    2、档案管理人员应（适当区分）根据国家有关规定和本企业实际，对各种载体的文件和档案划分密级。对涉密文件和档案加强保密措施，并采取相应的借阅制度，在一定时间内只限一定范围的人员知悉。
    3、档案管理人员不得私自将秘密文件、档案资料带出档案室。未经批准，不得将秘密档案、资料给无关人员阅读。在调换工作时，对所管的档案要办理交接手续，离职后对所了解的机密情况，不得泄露。
    4、有关部门需查阅涉密文件或档案须经企业主管领导批准，并只限在档案阅览室利用。利用涉密档案的单位或个人不得擅自扩大范围，有保守秘密的责任和义务。
    5、不得与无关人员谈论涉密档案内容。
    6、下班时，应将涉密档案文件收起锁好，并关好门窗。
    7、经批准销毁的档案材料和不需要归档的文件，应指定专人进行销毁，销毁机密文件应登记造册，并有人负责监销。
    8、档案人员一旦发现档案材料有丢失、损毁情况，应及时向有关领导报告，采取必要的挽救措施。

    档案保管制度

    为保护好本企业的档案材料，维护档案的完整与安全，制定本制度。
    1、接收档案必须认真验收，并办理交接手续。
    2、案卷入库要做到卷、目、卡相符，排放整齐，便于查找，以保证提供利用快速准确。
    3、管理人员要掌握各门类档案的特点和规律，熟知案卷摆放地点、上架顺序，做到调档、还档及时准确。
    4、研究和改进档案保护技术，定期对档案进行检查，（发现破损档案及时修补、复制。）发现问题及时采取措施进行处理。
    5、档案的接收、移出、鉴定、销毁、利用要有登记，统计准确。
    6、借阅完毕的档案经核对无误后，要及时入库，以防丢失。
    7、底图除修改、送晒外，不得外借。修改后的底图入库，要认真检查其修改、补充情况，底图存放以平放为宜。
    8、存放胶片、照片、录像带、磁带要用特制的密封盒和专门的卷盒，按编号顺序排列在胶片柜或防磁柜内。
    9、每年要对库藏档案进行一次全面的检查，认真核对，做到账物相符。对破损或载体变质档案，要及时迸行修补和复制，发现档案发霉或虫害，必须及时采取消毒杀虫措施加以处理。

    档案库房管理制度
    1、档案库房要贯彻"以防为主，防治结合"的原则，认真贯彻防盗、防潮、防虫、防鼠、防光、防尘、防高温等"十防"方针。
    2、库房要有安全防护措施。库房要有专人管理，非工作人员一律不得进入库房。
    3、保持档案库房整齐干净，档案入库前，必须严格检查，档案柜内应施放防霉、防虫药剂。
    4、存放档案必须有专用柜架。在排列上架时，应按照类别和保管单位的次序，自左向右，自上而下地排列，以便于管理和查找。
    5、箱柜以五节档案柜为标准柜编写组号，每节柜自上而下编写箱柜号。
    6、在每间库房，档案柜摆放要从左至右成反“S”形
    7、档案库房每半年要定期进行安全检查，按照防火、防盗、防光、防尘、防虫、防高温、防潮湿、防有害气体等八防要求，及时排除档案保管中的安全隐患。
    8、档案库房应配置调控温、湿度的设施和设备，使库房温度基本保持在14－24°C，相对湿度45－60%之间的规定要求。每天坚持记录温湿度。
    9、建立辅助检索工具。每个库房要绘制"档案存放示意图"，每个箱柜应设置指引卡。
    10、要保持库房的卫生清洁。库房内严禁吸烟，库房内不准存放易燃、易爆、腐蚀性的物品。
    11、节假日或较长时间无人时，要加封加锁，并注意保卫工作。

    档案鉴定销毁制度

    为了保证库藏档案的质量，保护好有价值特别是有重要价值的档案，结合本单位的实际情况，制定本制度。
    1、企业成立档案鉴定工作小组，由主管领导、办公室主任、档案人员及业务部门负责人组成。
    2、企业各部门在文件材料归档时，应根据本企业制定的《归档范围》和《档案保管期限表》，将应归档的文件收集齐全，并准确划分档案的保管期限。
    3、对保存在企业档案部门的保管期限届满的档案，先由企业档案部门进行初步鉴定，提出鉴定意见，交企业档案鉴定小组审定。
    4、对经过鉴定小组审定应该销毁的档案，由企业档案部门写出鉴定报告，连同档案销毁清册一起送企业主管领导批准后进行销毁。
    5、销毁档案时，应指定二人以上进行监销。档案销毁前，监销人应认真核对要销毁的档案与销毁清册。档案销毁后，监销人应在销毁清册上签字，并注明销毁的方式和日期。
    6、销毁档案时要严格执行保密规定，对在销毁档案过程中出现失密或对单位造成损失的，将根据国家和单位有关规定进行处理。
    7、档案销毁后，应将销毁清册，鉴定形成的材料及领导批示等，一并整理存入全宗卷，永久保存。


    档案借阅制度

    为维护档案的完整与安全，服务企业各项工作，根据企业档案管理的具体情况，制订本制度。
    1、本企业员工因工作需要，可以借阅与其工作有关的档案和资料。
    2、借阅本企业档案须办理登记手续，保密的档案须履行相应的手续经主管领导批准后方可借阅。
    3、本企业档案一般不外借，借阅时应在档案部门指定的地方进行阅览。确须外借的档案，要经主管领导或办公室主任同意，按时归还。
    4、所借档案不得随意折叠和拆散，严禁对档案进行更改或涂写。对借阅档案时造成的档案丢失、损坏或泄密的，要追究当事者责任。
    5、借出和归还档案时，应办理清点手续，由档案员和借阅者当面核对清楚。
    6、摘抄或复印档案材料的有关内容，须按有关规定，经主管领导批准后方可复制。
    7、调离本单位的工作人员，必须清理移交档案文件后方可办理调离手续。
    8、外单位人员借阅本企业档案，须持有所在单位介绍信和本人工作证，并办理有关手续，经企业主管领导同意后方可借阅。

    归档制度

    为了完整、系统地保存本企业工作活动中形成的各种门类、各种载体的档案，提高归档文件材料的质量，以满足企业领导及各方面的需要，特制定本制度。
   
    一、归档文件材料的范围：
    凡是反映本企业工作活动，具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。具体包括：
（依企业实际情况而定，《文件材料归档范围保管期限表》为附件）

    二、归档文件材料的要求：
    1、归档文件材料必须字迹清楚工整，纸张及文件格式符合国家要求，禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水等不耐久的书写材料；
    2、归档文件材料要完整、系统、准确；
    3、归档文件必须是原件；
    4、保持归档文件材料之间的历史联系，区分不同保管期限，按分类、编号的规定进行分类、登记、编目造册；
    5、文件材料归档必须办理移交手续。

    三、归档质量要求：
    1、遵循文件材料的形成规律，保持彼此之间的联系，区别不同价值，确定保管期限。
    2、问题、名称组卷是立卷的基本方法，专题性、成套性内容多数量大，可按阶段、结构、部件等分别组卷。
    3、两个以上部门办理的工作形成的材料，以主办部门（牵头部门）归档。
    4、归档文件必须齐全完整。文件排列顺序重要在前，次要在后；批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；定稿在前，讨论稿在后；转发件在前，被转发件在后；结论性材料在前，依据性在后；卷内文字材料在前，图样在后。
    5、文书档案归档，一般以每份文件为一件。联系密切的文件，允许将两份或多份文件作为一件。填写每一件归档文件的总页数，按该件有图文的页面计算，用阿拉伯数字填写。
    6、加盖归档章：归档章一般应加盖在归档文件首页上端居中的空白位置。归档章不应压住文件字迹，也不应与批示文字或上级文章相交叉。归档章及各项目戳记均用红色印泥盖制。
    7、其它案卷组卷一般不超过200页，同一问题文件较多，可分卷装订。文件无论单面或双面，凡有文件内容均应编写页号，页号位置在右（或左）上角。
    8、文件纸张原则要求A4，大于A4的要折叠，小于A4的要贴补。装订线有字的应先贴补后折叠。装订前一定去掉文件上的金属物。
    9、案卷封面必须按格式要求填写，题名按原文填写，无题名要重新拟定，前后加[ ]；会议记录应概括主要内容。
    10、卷内文件材料需要说明的，应填在备考表内。
    11、案卷标题应简明确切，一般包括责任者、内容、名称等，内容较多，要概括主要内容。最多不超过50个字，年月日填写齐全，不准省略。

    四、归档文件材料的时间：
    1、各项管理工作形成的文件材料，在第二年的三月份前，要将应归档的文件材料组成保管单位，由各职能部门负责人审定后，向档案部门归档；
    2、当年完成的工作，当年归档，跨年度完成的工作，以完成的年度归档，计划和总结、表彰等材料放在对应年度归档。
    3、建设项目文件材料应在项目竣工验收后三个月内归档；
    4、外购设备的随机文件，在设备开箱验收后即应收集归档；
    5、在设备安装、调试、使用、维修、改造过程中形成的文件材料，应在每一阶段工作结束后，将有关材料及时收集归档；
    6、当年形成的会计档案，在会计年度结束后，由会计部门继续保管一年，期满后，由会计部门编制移交清册，移交企业档案部门统一保管；
    7、其它文件材料按有关规定办理。

    四、归档份数
   
    归档份数一般是一式一份。企业制发的编有发文号的文件材料归两份，一份归入案卷，一份用以编制发文汇编，其它文件如价值重要或利用频繁，可归档多份，一份归入案卷，其他备查。

    五、归档手续

    向档案部门移交档案时，必须填写《归档文件移交清单》一式两份，归档时交接双方按清单交点清楚，确认无误后，双方签字，各留一份，以备查考。

    科技文件归档时，归档人员需编写归档文件简要说明，内容包括：项目的名称和代号，项目的任务来源、工作依据和实施过程，项目的科技水平、质量评价和技术经济效益，科技档案质量情况，项目主持人及参加者的姓名和分工，文件整理者和说明书撰写人姓名、日期等。


    档案的修改补充制度

    一、归档后的档案，原则上不能修改，凡私自修改、勾划、涂抹档案的，根据情节轻重给予处罚。

    二、企业的科技档案文件材料可以进行修改和补充，但必须按照一定的程序和要求进行。

    三、档案的修改和补充必须严格坚持审批权限和手续，由档案形成部门的负责人和档案部门负责人批准后方可进行。提出修改补充的部门应填写《科技档案文件材料修改补充通知单》，并附详细修改补充技术文件及修改图纸，经批准后负责修改。档案部门负责监督修改补充工作。

    四、修改补充较少的可以直接在原图上更改，用另种色笔在原图上把修改部分标出，注明修改版号，并在更改补充通知单中把修改部位用草图说明。

    修改补充变动较多的应另制新图代替，原图作废。如果一套图纸中部分图作废时，应在图纸目录中注明或重新修改目录，重新编成修改的图号（即原图后加g1、g2……）。整套图纸作废时应填写图纸注销单，并将新底图、新蓝图各一份归档，仍沿用原图号。修改后的底图、晒制的蓝图以及修改说明和形成的有关材料，作为原有档案的补充材料编入原目录中一并归档。

    五、为保持修改补充后图纸的准确性、完整性，应同时将所涉及的有关图纸一并修改。修改补充后的科技文件材料复制后发送有关部门，并履行登记手续。

    六、各门类档案归档后，如发现有重要保存价值的文件材料遗漏，文件形成部门不能私自销毁，应及时到档案室补充归卷，并根据文件材料的内容，插入相应位置。

    档案的统计制度

    1、档案统计是档案部门和有关领导掌握情况、分析和研究问题、制订计划、指导工作的重要环节。
    2、根据上级有关部门的要求责成专人负责档案统计工作，做到统计准确、填报及时、报送准时，并注意保密。
    3、档案的收进、移出、销毁、利用等应建立登记簿及时登记，于年终累计，做到帐物相符。
    4、对各类档案应建立分类统计帐，并做好平时的统计台帐和基础原始登记。
    5、及时收集档案利用效果情况的登记，重点收集起到重大效果和对工作起到重要作用的事例。
    6、对各种统计数字进行综合分析，找出问题，提出改进措施。