（一）档案箱    
　　1、美国国家档案馆档案存储库中，凡受到物理性损坏（如缺盖少角的）或不适宜继续存储和保护档案材料的箱子，都应及时更换成新的档案箱。对于状态不佳但仅仅是怀疑其质量的箱子，应进行PH值和碱贮量（alkaline reserve）测试，决定是否以新的、无酸的和木质素较低的箱子代替。    
　　2、在使用无酸性的和低木质素的档案箱时，应该充分考虑档案的自然属性及其自身价值。比如，一些照片资料和价值较大的档案，就应存储在低木质素的档案箱中，这种箱子的成本一般要高于无酸性档案箱。    
　　3、档案被放置在档案箱中之后，相关人员仍须查看箱子是否超容或低于标准容量。如果过多的资料放入同一个档案箱中，过分的挤压将会损害档案；而如果在一个箱子中放入的档案太少，它们就容易弯曲或摇晃，最终导致被压弯或变形。对于一些没有装满的档案箱，应使用无酸性波纹隔板加以固定，以保证档案材料的正确存放。    
　　4、波纹隔板两头应沿刻度线对折，放置在箱壁内，让文件夹接触到隔板平滑的一面。对于一些需要三维固定、同时又必须与纸张档案同箱存放的"大块头"档案物件，隔板和箱壁间形成的深洞将可以给它们留出合适的位置。    
　　5、国家档案馆的档案须放置在容积足够大且不会损害档案的存储箱中。档案箱有各种型号和类型，适合不同档案文件的各种存储要求。    
　　http://www.archives.gov/preservation/holdings-maintenance/holdings-maintenance-procedures.html#boxes    
　　（二）文件夹    
　　1、档案箱中暂时存放的零乱的文件，应尽快放置在无酸性文件夹中予以支撑和保护。    
　　2、受到物理性损坏而不能继续保护和支持档案材料的文件夹应予以替换。对于质量不确定的文件夹应进行PH值和碱贮量测试，以确定是否换成新文件夹。    
　　3、档案材料须放置于无酸性的、空间足够大的文件夹或档案袋中，且须平整规则地放置，以起到相互支撑的作用。文件的边角若从整体文件或防护壳中露出，则极易被压弯、折断或破损。将分隔板两端沿刻度线折叠。选择刻度线时，须考虑存储箱的型号及需要存储的档案数量。折叠隔板能填充存储箱中多余的空间，从而更好地支撑和保护文件夹及档案。    
　　4、文件夹和档案袋不应装得过满，避免档案相互压挤，造成破损。    
　　5、文件夹上原始的刻度线应用来指导和限制存储档案的数量；内部文件不得超过刻度文件夹最大的宽度。人工设定刻度线时，不应以填压更多文件为目的。刻度线处必须快速用力折叠，以保证文件夹壁的平整。如果不快速用力地折叠，文件夹将会在存储箱中出现凹陷或弯曲现象。可利用某些坚硬的文件夹壁来协助折叠文件夹。    
　　6、文件夹的标签如需用手写进行标记时，应使用铅笔，因为多数商用水笔或圆珠笔都含有墨汁，而墨汁具有水溶性，易出现字迹消退和酸化等现象，无法达到档案保存的特殊要求。如果是永久性的符号，如解除已失去保密价值的档案文件时，应按照相关法律规定，使用档案专用墨水。    
　　7、一些非档案专用的、零散的酸性夹杂物（如：相互参照卡（cross-reference）、注销申请表（withdrawal forms）等）经常会遗留在档案文件中许多年，导致文件腐蚀或破损。进行档案维护时，应对这些破旧的、不稳定的夹杂物进行检查并评估，以确定其继续保留的必要性。如果这些夹杂物包含重要的档案信息，那么就需要重新制作，或将上面的信息抄录在性质稳定的纸张或卡片上。在转移、复制或取消任何夹杂物之前，工作人员应咨询项目负责人。档案保存人员将协助他们选择新的用于转移信息的稳定纸张材料。    
　　8、对于质量不确定、但已经正式应用于文件夹中以分割档案的文件包装材料，应以档案专用纸取代。目前较为普遍的是有色纸张或牛皮纸制成的文件夹或包装纸。一般情况下，有色纸都具有酸性，包含对水敏感的染料；不同类型的牛皮纸稳定性也不够好。关于应用于档案的各种纸张的稳定性问题，由国家档案馆档案保存人员负责回答。    
　　9、一些酸性高的档案文件（如报纸和电报等）可考虑复制在档案专用纸上。为了将酸性文件和较稳定文件分割开来，常用的方法有：将酸性较高的档案放置在聚酯类胶膜保护套（袋）中，或用档案装用纸包裹起来。    
　　http://www.archives.gov/preservation/holdings-maintenance/procedures.html#folders    
　　（三）超大档案    
　　1、那些如果不卷曲或折叠就无法合适地放入文件夹和存储箱的档案，被认为是体积超大的档案。一般包括地图、设计图、海报、大型商业文件、冗长的诉状及其他一些文件。为了能放在适当的容器中，它们经常被卷起或折叠。有些文件的边边角角稍微突出在文件夹之外，经常导致文件的边角被破损或卷曲；而如果文件夹或档案箱的容积与档案本身的体积相差太远，那么这些超大号档案则很容易就变的褶皱或扭曲。    
　　2、超大档案不应被修整、裁剪或截断，以使它们能合适地放置在已有的文件夹或档案箱中。    
　　3、条件允许的话，超大档案应从原有容器中取出，水平放置在文件夹中，然后存储在地图箱或超大号的文件箱中，而这些箱子应适合于现有的档案架。接着应为这些重新放置的超大档案进行相互参照工作。    
　　4、理想状态下，超大型档案文件应水平存储，不应对其折叠或卷曲。当然，美国国家档案馆并非总能灵活地为那些稍微大出档案箱一点的档案提供一个单独的存储空间。在这种情况下，如果文件的纸张较为坚韧，可以折叠一下（仅一下），使其适宜容器的尺寸。不过，极具价值的文档绝对不能折叠，当然这也包括易碎的纸张、照片、海报、艺术画作原件等等。一切有关超大档案的安全存储问题都应事先向档案保存人员咨询。    
　　5、大型纸张档案笨拙不易搬运，当这些档案从存储区取出用于研究或转移至其他地区进行拍照时，都需要特别的支撑和保护。为了尽可能地减少破损，超大档案绝不能零散地或在没有保护的情况下进行搬运。比较合适的做法是，使用超大号、载重量大的瓦楞纸板文件夹，且一般需要两个人一同搬运。    
　　http://www.archives.gov/preservation/holdings-maintenance/oversize-records.html    
　　（四）折叠和卷轴文件    
　　1、用卷轴卷起的或折叠的档案文件须小心处理，特别是当纸张非常脆弱、僵硬和易碎的时候。如果此类文件被强行展开，很可能导致纸张破损。如果即使用轻柔的方法也无法打开文件，则尽量保持文件原有的折叠或卷起状态，直到档案保存人员找到适宜的方法，轻微增加文件的潮湿度并安全地展开。    
　　2、如果纸张比较坚固且柔韧性较好，确定文件在打开时不会破损或沿着折叠印记断裂的话，那么可以小心地打开一些折叠保存的文件。为了使文件平整展开，绝对不可以沿着折痕向反方向折叠文件。而是应该自然地展开在干净的桌面上，然后用干净的手指尖轻轻地将折痕展开。    
　　3、不要企图在档案存储区将档案文件弄潮，然后展平。这种处理方法只能在保存实验室中才能安全无害地进行。对需要进行保存处理的档案应该加以标注，档案管理负责人讨论后再行处理。    
　　4、一些用卷轴保存的档案可能非常非常的大，不可能平放着存储。这种文件在卷起来保存时，内部须有支撑物，通常是直径较大的、无酸性的管子，可防止文件被挤压或撕破。成卷的文档应用无酸性纸张、薄的纺织品或聚酯胶膜来包裹，以起到防尘、遮光、便于运输等作用。包装外部再用棉织物带子轻轻地系住，起到进一步的保护作用。注意，卷轴文件不可放置在管子中存储。    
　　来源：http://www.archives.gov/preservation/holdings-maintenance/oversize-records.html    
　　（五）档案标记    
　　1、未经档案负责人允许，不可在档案文件上直接书写任何标记或信息。    
　　2、任何获得准许的标记书写工作都应尽可能地做到整洁，标记应写在方括号"[]"内，表示这些信息是由档案馆标注的，而非档案的原始创建单位或个人留下的。    
　　3、任何直接作在档案上的标记，都必须使用石墨铅笔（2号或更软的），不可用墨水。墨水留下的标记或印记经常是永久性的，无法去除干净。许多墨水是酸性的；还有的具有水溶性，受潮会出现字迹模糊等现象。    
　　4、作永久性的标记，如解除已失去保密价值的档案文件等，应使用无酸性的、不渗色的档案专用墨水。    
　　来源：http://www.archives.gov/preservation/holdings-maintenance/oversize-records.html#folded    
　　六、防尘    
　　1、保持干净的存储环境是档案馆存储的一个持续性任务，它将对保存档案文件起到重要的作用。档案架、档案箱及大型卷宗外层，应做好除尘工作，避免在搬运和处理档案时灰尘沾染在文件上。    
　　2、在对易碎的和已出现破损的档案材料进行除尘时应格外小心，另外，封面已经松动的卷轴、丢失书脊的篇章碎片、有很多薄的覆盖层的材料，也应特别小心。    
　　3、在档案文件重新装箱和放入文件夹之前，存储箱或档案袋的外部应用软布除尘，避免装箱时漏入灰尘。    
　　4、未封闭的档案箱中的文件（如木制Woodruff箱、钢制抽屉或开放式排架中的文件），在放入干净的新文件夹和档案箱之前，应该用软刷轻轻除尘。    
　　5、除尘布绝不应用来擦拭文字档案或照片表面，否则灰尘就会进入纸张纤维中，而摩擦照片的表层还有可能造成永久性的损坏。灰尘布应被用来擦拭档案架和档案箱的外层或类似的一些包装。    
　　6、需除尘的文件可用干净的软刷轻轻除尘，这种软刷与推荐进行照片除尘的刷子是一种类型的。除尘应从文件的中央开始，向四面扫开去。只有状态良好的档案文件才可以进行除尘。易碎的和已经破损的文件应特别对待，哪怕是非常轻软的表面清洁方法也不要轻易采用，因为这样做很可能造成更加严重的损坏。文件除尘只是去除松软的表面浮尘和碎片，并非是清除嵌在纸张里面的污迹。如纸张纤维内部有灰尘和污迹，且污迹遮挡住了文字信息，这种情况下应受到保存工作人员的特别注意。    
　　7、照片应在插入聚酯分页层之前，轻轻利用软刷除尘。    
　　8、卷轴外侧应用柔软的干布去除表层的灰尘，以防搬运时灰尘落入文件页中。卷轴边缘用软刷除尘，此时应确保文件页紧紧压在一起没有缝隙，以免灰尘进入。    
　　9、档案架应在放入档案箱和卷轴之前就打扫干净。清洁工作要从上至下，如果档案架非常脏，湿抹布和海绵会更加有效。放入档案之前，档案架必须干透。    
　　10、保存工作区应该保持干净清洁。除尘抹布变脏后必须丢弃，软刷应以皂液和水清洗，然后自然风干。    
　　http://www.archives.gov/preservation/holdings-maintenance/dusting.html    
　　七、受损档案    
　　1、在原部门保存期间受损或易碎的档案，应放入聚酯保护套中，并在相邻的两边封口，以保护其在搬运时不被进一步损坏。聚酯保护套须比放入其中的文件要大，才能充分包裹文件。处理体积较大的文件时，不能同时用两个或更多的聚酯套。受损文件放入聚酯保护套时应特别当心以免造成更多的损坏。聚酯保护套因其材质容易产生静电，为了避免档案文字和图像区域被扭曲或移动，一些包含较厚的附着物（如木炭、蜡笔、摄影感光乳剂等）或附带较松散的纸片的文件不能放入聚酯套中。    
　　2、放入文件之前，聚酯保护套应该放置在干净的操作台或桌面上。放入文件时，为了将聚酯膜产生的静电降低到最小，聚酯套必须悬在半空，两层套膜应尽可能分开距离远些。如果是较薄的、纤维纸质的文件，最好利用质地较厚的文件纸帮助放置。套上聚酯套之后，文件纸可小心地移出。如果文件只有一面包含信息，那么用以支撑的文件纸就可以保留在聚酯套中以增加套袋的硬度。    
　　3、一个聚酯保护套中只能放入一页文件。如果几页同时放入一个保护套，研究人员在翻阅时就会试图移开它们，这样易碎的文件就容易出现破损。放入保护套前，文件上的任何固定物都应拿下。有些价值不高的、成叠的照片可放在同一个保护套中。    
　　4、如果需要，几个聚酯保护套可用钉书钉或夹子固定在一起，以保持文件的顺序。这些固定物应只和保护套接触，而不是套中的文件。    
　　5、聚酯保护套应只用于出现松动的文件。卷轴文件中损坏的文件页应在适当捆绑后放置在箱子里。聚酯保护套体积较大，如果放入卷轴中会损坏卷轴的结构。搬运和弯曲时，其尖锐的边缘还会损坏易碎的纸张。    
　　6、放入保护套时，文件应调整好位置，两个相邻的封边才能分别与左边和底边平行。也就是说，当翻阅一页文件时，其顶边和右边是打开的。这样可使文件在搬运存储的过程中不容易掉出来。同样，保护套应开口向内放在文件夹里。    
　　7、受损文件应加以标注，必要时暂不提供借阅，制定计划进行修补处理。    
　　8、任何情况下都不应使用各类的所谓的档案或办公胶带来修补文件。此类胶带无法达到修补的目的和要求，会使档案变形和损坏。胶带老化的表现也不尽相同，通常它们会变色、导致墨迹扩散、污染档案、令文件的局部变脆变薄等。而同时完全去除这些胶带又是不太可能的。    
　　http://www.archives.gov/preservation/holdings-maintenance/damaged-records.html    
　　八、加固文件    
　　1、对一些用纸张和腊封口、或用干胶片和胶水加固在一起的文件，不可随意将纸张分开，如果文件必须分开才能进行安全处理、保存或利用，则应送至保存实验室进行安全的、不损坏文件表面且不丢失文件信息的纸张分离。有时候封口和干胶片已经成为文件的一部分，很可能还包含着重要信息，所以一般不能移除。    
　　2、档案上的系带或连结，历史上用来绑缚和固定纸张的物品，有时已与纸张或腊封条连结在一起，一般也不予以移除。    
　　3、金属滑动固定物、办公用纸夹、钉书钉、橡胶带、弹簧夹、回形针、大头针、彩色布带、及类似的用于长期加固一些颇有价值的档案文件的东西，都要从保存的角度进行评估。这些固定物经常会对档案造成物理上或化学上的损坏，适当时候应被拆除。如果文件本身具有极高的价值或极易破碎，再或者固定物开始腐烂并已对档案造成了明显的损坏，那么这些固定物应尽快拆掉。很多金属固定物生锈造成永久性污迹并削弱纸张力度。体积较大的固定物（如弹簧夹）经常会把档案纸张弄歪。如果纸张较脆，却加固在较坚硬和尖锐的固定物上，则很容易断裂。橡胶带长期绑缚文件失去弹性后变硬，还会粘贴在纸张表面。    
　　4、如果档案纸张质地较坚韧，足以承受夹子的压力的话，不锈钢纸夹是不错的选择。纸夹可固定在文件边缘不同的点上，以免某些边角体积过于庞大。塑料纸夹，虽然多由硬塑料制成，但最好少用，因为这种夹子夹纸时的压力太大，夹子本身也非常容易折断。    
　　5、当纸张结实且柔韧性较好时，防腐防锈的钉书钉也是可以接受的。不过不可用于价值很高的档案或易碎的档案。钉书钉会在文件上钉出小孔，由于影印或其他用途，钉书钉要定期被拆下或更换，使得小孔数量大增，最终削弱了纸张的质量。    
　　6、档案专用的文件纸条（Strips of archival bond paper）除了支撑自力较弱的纸张之外，还有其他的用途。在固定物接口处使用这种纸条，表明该纸夹或钉书钉已达到了档案保存的要求，无须摘除。这一点已经随着时间的推移显得越来越重要了，一份档案被装订了很久之后，没有人会清楚地记起这些夹子或钉书钉是不是档案专用的，因为通过肉眼通常是无法识别哪些固定物是办公用品，哪些是档案专用。    
　　7、有些纸张档案太容易破碎，不能承受任何压力，不论是纸夹还是钉书钉。这种情况下，应将此类档案集中在一处放入文件夹中保存。    
　　8、固定物绝不能用于照片、海报或艺术品原件，否则将永久性地损坏这些档案的图层。    
　　9、有些固定物，如金属扣眼等，可能会非常紧地嵌在纸张里，这种情况下最好先让其保持原样，强迫拆除这些物品可能对档案周边的纸张造成很大的损伤。如这些物品必须摘除以进行缩微拍摄或其他程序，应送交保存实验室进行安全拆除。    
　　10、拆除老旧固定物时要非常当心以免破坏纸张。已生锈的或紧紧粘在纸上的固定物要将其轻轻抬起。拿掉之前，必须保证纸张与固定物接触线处的锈已经完全分离，以免拆除时动作过猛而撕破纸张。    
　　11、拆除固定物时，文件应该平放在桌面上，一只手握住文件并支撑住纸张后，再取下固定物。如果拆除动作在空中进行，则有可能撕裂纸张。    
　　12、钉书钉开启器不能用于易碎的纸张，对于强韧的纸张则可以考虑小心地使用。启卸钉书钉时，文件应平放在桌上，开启器先从文件背面启开钉书钉的钉脚，然后从文件正面小心地拿下钉书钉。    
　　13、拆除一些薄而易碎的纸张上的固定物时可以利用微型抹刀（如图），方法也是从背面开启钉书钉和小金属固定物的钉脚。用力开启前，最好在钉书钉下面插入一片聚酯薄膜，以防抹刀不小心插入纸张里面。    
　　14、可以用纸杯或其他类似容器收纳所有拆下的固定物，以防止零乱的工作环境对档案造成意外伤害。    
　　http://www.archives.gov/preservation/holdings-maintenance/fastened-docs.html    
　　摘自：北京市档案信息网站