1、干部人事档案材料的编码
干部人事档案材料的编码包括顺序号、页码。
顺序号包括材料的类号和份号。类号是指对干部人事档案材料所划分的十个大类号；份号是每类中具体材料的排序号。编写顺序号用铅笔，标在每份材料第一面的右上角。具体来说，第一类、第二类、第三类、第四类、第五类、第六类、第七类、第八类、第十类材料顺序号的编写如下：
1-1 1-1……
2-1 2-2……
3-1 3-2……
4-1 4-2……
5-1 5-2……
6-1 6-2……
7-1 7-2……
8-1 8-2……
10-1 10-2……
第九类材料顺序号的编写如下：
9-1-1 9-1-2……
9-2-1 9-2-2……
9-3-1 9-3-2……
9-4-1 9-4-2……
前面的数字代表材料所归属的类别，后面的数字代表材料在每类中的排序号。如“1-1”表示第一类中的第一份材料，“9-2-1”表示第九类工资材料中的第一份材料。依次类推。
在每份材料右上角编上顺序号的同时，按图书计页法（即单面为一页），用铅笔在材料每面的右下角编上页码。材料本身有页码的，不需重编。如果其中有插页的，将插页顺着上页编上号码，再将以后的页码顺编。
为每份材料编上顺序号和页码，一方面可以固定材料的位置，另一方面也方便检索、利用。
2、干部人事档案材料的目录登记
每卷干部人事档案必须有详细的档案材料目录。干部人事档案材料的目录登记，就是在材料经过排列之后，按照固定的目录栏目和要求，将相应的归档材料逐份记载的工作。目录登记，关键可以起到索引的作用，同时也可以起到固定、复查、保护档案材料的作用。具体做法列表说明如下：
干 部 档 案 目 录
| |||||||
类号 | 材 料 名 称 | 材料制成时间 | 份 数 | 页 数 | 备 注 | ||
年 | 月 | 日 | |||||
一 | 履历材料 | ||||||
1 | 在校学生登记表 | 1960 | 12 | 13 | 1 | 5 | |
2 | 干部履历表 | 1982 | 8 | 30 | 1 | 9 | |
3 | 干部履历表 | 1988 | 9 | 12 | 1 | 13 | |
4 | 干部履历表 | 1999 | 4 | 15 | 1 | 11 | |
二 | 自传材料 | ||||||
1 | 学生自传 | 1961 | 6 | 30 | 1 | 8 | |
2 | 自传 | 1983 | 7 | 1 | 1 | 10 | |
三 | 鉴定、考核、考察材料 | ||||||
1 | 干部鉴定 | 1979 | 3 | 12 | 1 | 3 | |
2 | 某某同志的考察材料 | 1985 | 10 | 13 | 1 | 4 | |
3 | 1994年度考核表 | 1995 | 2 | 10 | 1 | 3 | |
4 | 1995年度考核表 | 1996 | 1 | 12 | 1 | 3 | |
5 | 1996年度考核表 | 1997 | 1 | 30 | 1 | 3 | |
6 | 1997年度考核表 | 1998 | 2 | 2 | 1 | 3 | |
四 | 专业材料 | ||||||
1 | 高中毕业生登记表 | 1961 | 6 | 30 | 1 | 5 | |
2 | 报考高等院校登记表 | 1964 | 6 | 25 | 1 | 2 | |
3 | 高考政审 | 1964 | 7 | 1 | 1 | 1 | |
4 | 大学毕业生登记表 | 1969 | 7 | 3 | 1 | 6 | |
5 | 学历证明 | 1980 | 3 | 9 | 1 | 1 | (复印件) |
6 | 评定专业技术职务申报表 | 1982 | 10 | 31 | 1 | 9 | |
7 | 聘任专业技术职务审批表 | 1983 | 1 | 1 | 1 | 3 | |
8 | 教师资格过渡登记表 | 1995 | 9 | 10 | 1 | 3 | |
五 | 政审材料 | ||||||
1 | 入党政审 | 1963 | 12 | 25 | 1 | 2 | |
2 | 家庭情况证明材料 | 1970 | 7 | 7 | 1 | 4 | |
3 | 某某同志爱人情况登记表 | 1979 | 8 | 10 | 1 | 3 | |
4 | 某某同志参加工作时间的批复 | 1993 | 11 | 11 | 1 | 1 | |
5 | 工龄审批表 | 1993 | 11 | 11 | 1 | 1 | |
6 | 有关某某同志参加工作证明材料 | 1993 | 3 | 5 | 1 | 5 | |
六 | 党团材料 | ||||||
1 | 入团志愿书 | 1961 | 3 | 5 | 1 | 3 | |
2 | 入团申请书 | 1960 | 12 | 26 | 1 | 2 | |
3 | 入党志愿书 | 1965 | 7 | 1 | 1 | 7 | |
4 | 入党申请书 | 1964 | 5 | 10 | 1 | 11 | |
5 | 转正申请 | 1966 | 6 | 6 | 1 | 8 | |
6 | 中国共产党党员登记表 | 1985 | 10 | 10 | 1 | 5 | |
7 | 中国共产党党员登记表 | 1990 | 4 | 26 | 1 | 5 | |
七 | 奖励材料 | ||||||
1 | 先进工作者登记表 | 1987 | 7 | 1 | 1 | 3 | |
2 | 优秀党员登记表 | 1997 | 12 | 30 | 1 | 3 | |
八 | 处分材料 | ||||||
1 | 关于某某同志所犯错误处理决定 | 1982 | 3 | 15 | 1 | 2 | |
2 | 关于对某某同志处理意见的请示 | 1982 | 2 | 13 | 1 | 5 | |
3 | 关于某某同志所犯错误调查报告 | 1982 | 2 | 6 | 1 | 7 | |
4 | 某某同志个人检查 | 1982 | 1 | 13 | 1 | 8 | |
九 | 工资、任免、出国、其他等材料 | ||||||
9-1 | 工资材料 | ||||||
1 | 转正定级呈批表 | 1970 | 2 | 10 | 1 | 1 | |
2 | 1982年工资升级审批表 | 1982 | 7 | 7 | 1 | 1 | |
3 | 1985年工改工资审批表 | 1985 | 6 | 20 | 1 | 1 | |
4 | 1989年工资升级审批表 | 1989 | 11 | 15 | 1 | 1 | |
5 | 职务工资变动审批表 | 1992 | 2 | 15 | 1 | 1 | |
6 | 1993年工资升级审批表 | 1993 | 9 | 1 | 1 | 1 | |
7 | 工改套改工资审批表 | 1994 | 7 | 17 | 1 | 1 | |
8 | 1995年度工资升级审批表 | 1996 | 11 | 1 | 1 | 1 | |
9 | 1997年度工资升级审批表 | 1998 | 5 | 15 | 1 | 1 | |
9-2 | 任免材料 | ||||||
1 | 招工登记表 | 1961 | 8 | 15 | 1 | 3 | |
2 | 干部任免职务呈批表 | 1975 | 1 | 10 | 1 | 2 | |
3 | 干部任免呈报表 | 1985 | 9 | 9 | 1 | 2 | |
4 | 干部任免审批表 | 1996 | 10 | 11 | 1 | 2 | |
9-3 | 出国材料 | ||||||
1 | 初次出国人员审查表 | 1983 | 1 | 1 | 1 | 3 | |
2 | 再次出国人员审查表 | 1990 | 12 | 12 | 1 | 3 | |
3 | 出国备案表 | 1994 | 4 | 5 | 1 | 1 | |
9-4 | 党代会、人代会等其他材料 | ||||||
1 | 参加九届人大代表会代表登记表 | 1997 | 10 | 15 | 1 | 3 | |
十 | 参考材料 | ||||||
1 | 思想总结 | 1966 | 5 | 13 | 1 | 4 | |
2 | 结婚报告 | 1971 | 5 | 4 | 1 | 1 | |
说明：
（1）每大类的第一行填写大类号及其名称，大类号用汉字一至十表示。第二行开始按照各类别归档材料排列顺序逐份用阿拉伯数字1、2、3、4填写。
（2）材料名称。一般要登记全称，名称较长的，可适当简化。没有名称或原标题与材料实际内容不相符的，应重新拟题登录。第五类“政审材料”的证明材料，要写明谁证明谁的什么问题。
（3）“材料制成时间”，一般采用材料落款标明的最后时间。复制的材料采用原材料的形成时间。并应当填全年、月、日。
（4）书写要规范。不准用圆珠笔、铅笔、红色或纯蓝墨水填写目录。不得涂改、粘贴。不允许用国家没有认可的简化字。
（5）每大类归档材料登入目录后，必须留出适量的空格，供补充材料时使用。（可根据干部的年龄大小，哪一类材料增加得较多较快等情况，确定在“干部档案目录”中预留空位的多寡）
