数字档案馆主要有五大功能：

    （一）数字档案馆形成了社会综合档案信息资源库，能有效满足社会对档案资源的多方面需求。

    数字档案馆的信息采集，不仅包括了传统档案馆的档案信息资源，还可进一步扩大到各种组织和个人形成的现行文件、具有档案性质和价值的资料（包括各行各业专业数据库、社会公众服务信息、网上相关信息、数字图书馆信息中的相关部分），它形成了一个较传统档案馆更为丰富的、以档案信息为核心内容的多层面的社会综合信息资源库，更有效能满足社会各方面对档案资源的需求。

    （二）数字档案馆进行高效海量数据存储，能有效摆脱传统档案馆的空间限制，大量并长期存储档案信息。

    数字档案馆保存的各类信息主要是计算机生成的电子文件和用计算机进行数字化处理的各种档案信息及其他社会信息。电子文件存储介质的密度大大高于以往各种人工可读信息介质。科技的发展使得数字信息存储能力大为提高。2008年个人计算机的主流硬盘容量已达到320GB以上。过去，一张普通的CD刻录盘可以存储约700MB的数据，基本可以解决海量存储的需要，现在，一张普通DVD盘片的容量就是CD光盘的7倍，优势非常明显。目前最新资料显示，DVD 盘片的存储量已达到8.5GB。随着技术的进步，电子文件介质的存储密度还将继续加大，数字档案馆对档案信息资源的存储能力也将继续提高。

    （三）数字档案馆对档案信息进行数字化、智能化管理，能有效地提高档案馆工作的效率。

    通过专用管理软件，数字档案馆可以对档案文件进行一系列自动处理，大大提高工作效率，这些内容包括：对进入数字档案馆的各类信息按不同要求进行分类排序、价值鉴定、数据校验、目录生成、数据统计、自动标引、信息组织、打印输出等有序整合，确保其真实、完整、可读，使之形成一个有序的信息空间；以文件形成者的职能和业务活动为依据，自动鉴定和存储所捕获的电子文件；运用身份认证、加密、访问控制等技术，确保档案信息的安全与合理利用，并有效地维护整个数字档案馆系统的安全。在提高运行效率的同时，数字档案馆较之传统档案馆，也节省的大量人力物力资源。

    （四）数字档案馆提供档案信息的智能检索服务和信息咨询服务，能有效与用户互动沟通，满足用户的需求。

    数字档案馆可以通过网络技术将不同地域的、分散的档案信息数据库连接起来，用户可以不受地理位置和时间的限制，实现跨馆际分布式查询。数字档案馆通过提供了标准友好的用户界面，可以使用户通过多种途径查询，并且系统能对常用检索途径进行优化，满足用户对查全率、查准率的要求。同时，数字档案馆提供的信息咨询服务能在用户检索数字档案馆信息资源时遇到问题得到系统咨询人员的及时解答。数字档案馆的咨询系统分为自我服务信息和请求帮助系统，前者能在各终端微机上显示利用指南，可以利用菜单方式或窗口软件，自动引导用户使用数字档案馆；后者为请示帮助系统，是用户与档案馆联系的渠道，用户可以通过电子咨询信箱向数字档案馆提出咨询，也可接受提供的信息服务。

    （五）数字档案馆通过档案信息的发布与传递，能有效地实现档案信息资源的共享。

    档案信息资源共享是数字档案馆最为显著的功能之一。网络技术的应用使人们已经淡化了时空观念。通过数字档案馆，人们查询档案信息将不再感觉国界、区域等物理空间的限制。数字档案馆提供多种语言的信息，对同一信息以多种形式向人们展示，完全打破了人类自身的极限。

    通常，数字档案馆的档案信息发布和传递主要有三种形式：光盘发布、局域网发布和因特网发布。光盘发布就是将档案信息复制到光盘，用户只需先执行光盘阅读程序，即可对档案信息进行浏览和检索；局域网发布一般是为立档单位提供档案信息查询服务；因特网发布就是通过档案网站向公众传播档案信息。