因纸质档案的重要性及易于受到多方面的影响和危害，必须采取积极、正确、科学、行之有效的方法，创造最佳的保管条件，确保纸质档案的安全。
1、采取正确的防光措施
纸质档案保管库房、陈列室、收藏室应采用百叶窗、厚窗帘(双层外黑内红)，尽量避免阳光直射。
严格控制照明度，一般以30-50Lux为宜。
安装防护玻璃罩，或在普通玻璃罩上涂紫外吸收剂和使用防紫外胶片。
2、保持适合于纸张保管的温湿度
纸质档案的库房，应保持适当的温湿度，有条件时可采用恒温、恒湿空气调节器。
温 度 15～18℃，最高不超20℃
相对湿度 50％～60％
也可采用室内自然通风与防潮相结合的经济、简便、安全的措施。
3、采取正确的防尘措施
纸质档案库房应建在远离化工厂、锅炉房、实验室及人口喧闹区。
库房墙壁、地面，应坚硬光滑，不易积尘，便于清除。
进入纸质档案库房的人员，应更换干净的工作服，并在进入时应经强风吹尘，防止灰尘带入。有条件时，可安装净化、过滤、除尘系统。
4、采取正确的防有害气体措施
安装除有害气体及空气净化系统或行之有效的方法除去藏室内的水蒸气、SO2、NO2、CO2、C12、HCl、H2S等。为经济计，可将生石灰(CaO)装入有通气孔的木箱中，使与库房中的有害气体反应生成相应的钙盐。
5、防生物危害
纸质档案物入库时，一定经过杀虫灭菌，且要观察一段时间，确认无虫害、无菌害后才能入库保存，且还要定期不定期检查。在刷藏室墙壁、地板的油漆、涂料中加入防腐、防霉、杀虫剂。
除灭档案害虫的方法：
杀灭害虫的方法主要有化学方法和物理方法。①化学杀虫法。使用化学杀虫剂将害虫杀灭。根据档案成卷成叠存放，档案害虫栖息在缝隙、装订线等隐蔽处以及害虫的呼吸特点等因素，杀死档案害虫用熏蒸剂较多。常见的熏蒸剂有环氧乙烷、磷化铝等。②物理杀虫法。物理除灭法主要有高低温杀虫、射线辐照杀虫、气调杀虫等。
环氧乙烷简称EO，氧化乙烯或一氧三环，是一种易气化、活性大、渗透性很强的化学熏蒸剂，它极强的穿透力不仅对纸张表面的微生物和害虫有杀灭效果，而且能穿透到纸质纤维内部，对档案的消毒杀虫非常有利。
环氧乙烷杀菌广谱性好，可在常温下杀灭各种微生物，包括芽孢、结核杆菌、细菌、病毒、真菌等。其杀菌原理是由于它能与细菌蛋白质分子中的羧基（-COOH）、氨基（-NH2）、羟基(-OH)、巯基（-SH）等发生烷基化反应，造成蛋白质失去基本代谢中需要的反应基因，阻碍了细菌蛋白质正常的化学反应和新陈代谢，反而导致微生物死亡。环氧乙烷是易燃、易爆的有毒气体，分子式C2H4O,具有芳香的醚味。在室温条件下，很容易挥发成气体，当浓度达到3%时，可引起爆炸，因此，环氧乙烷杀菌采用较安全的40%环氧乙烷混合气体（40%环氧乙烷、60%二氧化碳），既提高了使用的安全性又可降低药剂残留。环氧乙烷还对纤维素纸张无腐蚀作用，也不会使字迹褪色。环氧乙烷易溶于水，水解产物乙二醇毒性低，可采用水吸收法治废（环氧乙烷与水发生化学反应生成乙二醇。化学方程式： C2H4O + H2O= C2H6O2）。
环氧乙烷灭菌工艺流程
环氧乙烷灭菌工艺流程大致包括：“准备-开机-开进料门-装箱-关进料门-加热-保温-预真空-保压-加湿-加药-灭菌-清洗（换气）-开进料门-出箱-关出料门” 等过程。环氧乙烷-二氧化碳混合气体熏蒸灭菌参数：40%环氧乙烷混合气体4.5千克/3立方，温度40℃，相对湿度40-55%范围内熏蒸14小时，可使灭菌指示片红色变蓝色，完全达到有效灭菌的结果。
环氧乙烷灭菌的安全防护
首先，包装物品上不应有水滴存在，因为物品上的有机物影响气体的穿透，环氧乙烷遇水可稀释和水解（环氧乙烷与水化学反应生成乙二醇），影响灭菌效果。其次，环氧乙烷的穿透力强，但也有一定限度，所以灭菌物品不易太厚。第三，环氧乙烷气体易燃易爆，在空气中浓度超过3%遇到明火可能引起爆炸，且是对人体有毒。每次灭菌，包括档案物品入柜和出柜，必须做好预防措施，穿长袖工作服，戴口罩，帽子，手套，必要时戴防护面罩，严禁穿有钉的鞋，进入现场严禁吸烟，并开防爆轴流风机进行通风。第四，工作中，出现头晕、恶心、面麻、口麻、皮肤瘙痒等症状时，立即离开工作现场，到通风良好的环境吸入新鲜空气，严重者及时送医院诊治。
